* Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho khách hàng (trường hợp sai ngay tại chỗ)
- Thứ nhất, viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống được xử lý như sau:
+ Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
→ Nên tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
- Thứ hai, hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng.
+ Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới ( đúng ) giao cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai bằng 1 trang 2 cách: Kẹp tại cuống của quyền hóa đơn (nên kẹp bằng ghim để tránh mất hóa đơn) hoặc lưu trữ riêng tại 1 file mềm nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi Cơ quan thuế yêu cầu.
* Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế:
Thứ nhất, khi phát hiện hóa đơn viết sai nhưng đã giao cho khách hàng (cần lưu ý thời gian khách hàng yêu cầu cấp lại hóa đơn)
- Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế: Nếu 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên củ số hóa đơn đã lập thành 02 bản – mỗi bên giữ 1 bản )
+ Bước 2: Các bên xuất hóa đơn (đúng) giao cho khách hàng. Chú ý thay thế: ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi) và xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, sau đó viết thành thông tin đúng.
→ Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế (Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai ).
* Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót:
- Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế: khi phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì phải xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp:
Trường hợp 1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán phải thực hiện như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót. Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót. Lập 02 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 01 bản.
+ Bước 2: Lập biên bản hóa đơn điều chỉnh sai sót, đây là những sai sót về giá trị mà bị ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.
- Nếu sai cao hơn => phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm;
- Nếu sai thấp hơn => phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
- Ngày ghi trên hóa đơn là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn, ký hiệu,…
→ Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào,vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra;
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bàng kê mua vào;
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phỉ kê khai âm bằng cách đạt đấu trừ (-) trước giá trị.
Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị thuế, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
+ Bước 1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (lập thành 02 bản – mỗi bên 1 bản).
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi thành: Điều chỉnh … (Sai cái gì điều chỉnh cái đó ) ghi tại hóa đơn số …, ký hiệu…, ngày…tháng…năm…
Các tiêu thức còn lại: gạch chéo
→ Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.
Trường hợp 3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng Mã số thuế:
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập bên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh ( biên bản điều chỉnh lập thành 2 bản, ký, đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giả trình với Cơ quan thuế.
