Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”, đồng thời căn cứ Khoản 1, Khoản 9 Điều 28 Nghị định 05/2015 NĐ-CP

“1.Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh
…
9.Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động”.

Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải xây dựng nội quy và nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động là Sở lao động thương binh xã hôi (tỉnh, thành phố).

Trong trường hợp không xây dựng nội quy, không đăng ký nội quy thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 88/2015/NĐ-CP:

“2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh”

-Theo Điều 73, 74, 75 Bộ luật lao động 2012, thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động khi có trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký kết, người sử dụng lao động hoặc đại diện người sử dụng lao động phải gửi một bản thỏa ước lao động tập thể đến Sở lao động.

- Theo Điểm a Khoản 1 điều 12 Nghị định 95/2013/NĐ-CP Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không gửi thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh"

Tuy Bộ luật lao động 2012 không quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có thỏa ước lao động tập thể nhưng nếu doanh nghiệp không gửi thỏa ước đến Sở lao động thì sẽ bị phạt hành chính theo Nghị định 95. 

Do đó, trên thực tế doanh nghiệp nên có thỏa ước lao động tập thể và gửi đến Sở lao động tỉnh trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký.