Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 72/2006/NĐ-CP ngày 25/7/2006 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 120/2011/NĐ-CP) thì “Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
b) Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.”
Thương nhân nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải lập 01 bộ Hồ sơ lập gửi Sở Công thương tỉnh/thành phố nơi dự định đặt trụ sở văn phòng của mình.
Thành phần hồ sơ bao gồm:
1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại điện (Mẫu MĐ-1);
2. Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
3. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất);
4. Bản sao có chứng thực hoặc Bản chụp kèm bản chính để đối chiếu điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài;
5. Bản sao giấy chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
6. Bản sao hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
* Lưu ý: Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch các giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thưong nhân nước ngoài;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
