03 lưu ý khi ký hợp đồng thương mại cho doanh nghiệp
03 Lưu ý khi ký hợp đồng thương mại - ảnh minh họa Hợp đồng thương mại là loại hợp đồng phổ biến, có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế nói riêng. Tuy nhiên, ở nước ta hiện nay việc ký kết loại hợp đồng này vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Đồng thời, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường hiểu biết hạn chế về quy định của pháp luật giao kết hợp đồng, nhưng lại chủ quan cho rằng tranh chấp sẽ không xảy ra. Hãy cùng nhau chia sẽ những kinh nghiệm hữu ích để cải thiện vấn đề này nhé. 1. Soạn Dự thảo hợp đồng thương mại Soạn Dự Thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp chi tiết hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán. Nó được coi là bản kế hoạch cho việc đàm phán. Khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước soạn dự thảo này, đàm phán xong, sau đó mới soạn thảo hợp đồng nên thường có nhiều sơ hở, rủi ro trong hợp đồng, đặc biệt đối với những hợp đồng lớn. 2. Những điều khoản cần cẩn trọng trong soạn thảo, đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng thương mại Điều khoản bắt buộc Là những điều khoản không thể thiếu được đối với từng loại hợp đồng. Nếu không thoả thuận được những điều khoản đó thì hợp đồng không thể giao kết được. Nói cách khác, nội dung của các điều khoản bắt buộc chính là cốt lõi các nội dung mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất. Nếu không có các điều khoản bắt buộc này, hợp đồng không đầy đủ nội dung sẽ dẫn đến vô hiệu. Ví dụ: Đối với một hợp đồng mua bán hàng hóa thì các điều khoản bắt buộc phải có như: Điều khoản về đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán Điều khoản thường lệ Là những điều khoản được pháp luật quy định trước. Nếu khi giao kết hợp đồng, các bên không thoả thuận những điều khoản này thì vẫn coi như hai bên đã mặc nhiên thoả thuận và được thực hiện như pháp luật đã quy định. Ví dụ: Địa điểm giao kết hợp đồng thì do các bên thoả thuận, nếu không có thoả thuận thì địa điểm giao kết hợp đồng là nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng. Ở đây nếu các bên không thỏa thuận địa điểm giao kết hợp đồng thì sẽ áp dụng theo quy định của pháp luật. Điều khoản Hiệu lực hợp đồng - Hợp đồng bằng văn bản đương nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận khác. - Trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật (hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ…), các bên cần hết sức lưu ý điều này bởi vì hợp đồng có hiệu lực thì phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng. - Người ký HĐ phải có thẩm quyền ký hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền hợp lệ. Thông thường đối với doanh nghiệp thì người đại diện được xác định rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Cùng với chữ ký của người đại diện còn phải có đóng dấu (pháp nhân) của tổ chức, doanh nghiệp đó. Điều khoản phạt vi phạm hợp đồng Phạt vi phạm hợp đồng là một chế tài đối với các bên khi có hành vi vi phạm, tuy nhiên pháp luật thương mại có sự giới hạn tỉ lệ phạt vi phạm là 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm. Điều này rất nhiều thương nhân nhầm lẫn về con số này là 8% giá trị hợp đồng. Điều khoản Giải quyết tranh chấp - Đối với việc lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án thì thoả thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật, cụ thể: + Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân khi có tranh chấp thì do Toà án có thẩm quyền giải quyết. Các bên không thể lựa chọn Trọng tài để giải quyết. + Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân với thương nhân khi có tranh chấp thì các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc tại Toà án. Nếu có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì các bên còn có thể lựa chọn một tổ chức Trọng tài của Việt Nam hoặc lựa chọn một tổ chức Trọng tài của nước ngoài để giải quyết. === >> Khi các bên lựa chọn hình thức giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thì thoả thuận phải nêu một tổ chức Trọng tài cụ thể. Nếu chỉ thoả thuận chung chung là: “trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trọng tài” thì thỏa thuận này vô hiệu. - Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế: Cần lựa chọn luật áp dụng khi giải quyết tranh chấp là luật của bên mua hay là luật của bên bán hay là luật quốc tế. Đây là vấn đề hết sức quan trọng. Nhằm tránh rủi ro vì thiếu hiểu biết luật pháp của nước ngoài hay pháp luật quốc tế, thương nhân Việt Nam nên chọn luật Việt Nam để áp dụng cho việc thực hiện và giải quyết tranh chấp HĐTM. 3. Trong quá trình thực hiện hợp đồng - Trong quá trình thực hiện HĐTM phải theo dõi, ghi nhận, khi có dấu hiệu vi phạm phải nhanh chóng thu thập chứng cứ để chứng minh. - Thông báo kịp thời bằng văn bản khi bị vi phạm, nêu yêu cầu, biện pháp, khắc phục hoặc ngăn chặn. - Không nên coi chế tài để làm khó nhau, mà là biện pháp đảm bảo thực hiện đúng HĐTM, và hướng giải quyết khi xảy ra vi phạm, nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bên. Các bạn hãy cùng đóng góp, chia sẽ những kinh nghiệm quý báo để tháo gỡ nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng thương mại nhé. Xem thêm: >>> Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh doanh – thương mại >>> Phân biệt hợp đồng kinh tế và hợp đồng dân sự
Lưu ý đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế giai đoạn Covid - 19
Đối mặt với dịch bệnh, đối mặt với nền kinh tế suy giảm, hoạt động thương mại quốc tế trở nên khó khăn, tuy nhiên không thể vì vậy mà các doanh nghiệp chững lại, không tiến hành hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ. Nhu cầu cấp thiết hiện nay là các doanh nghiệp cần tìm ra cơ hội giao thương mới, quan tâm đến từng giai đoạn biến động do dịch bệnh trên thị trường hiện nay để xem xét rút ra những lưu ý cần thiết khi tiến hành đàm phán. Khi tiến hành đàm phán trong giai đoạn này doanh nghiệp có thể lưu ý những vấn đề sau: Thứ nhất, về thị trường, doanh nghiệp luôn phải cập nhật tình hình dịch bệnh, sự lây lan của dịch bệnh ở các nước, đánh giá thị hiếu thị trường các nước trong từng giai đoạn cụ thể, tận dụng các mối quan hệ trong kinh doanh để khảo sát thị trường. Việc doanh nghiệp nắm bắt được tốc độ lên xuống của thị trường giúp đưa ra những phương án kinh doanh cụ thể trong mỗi giai đoạn, tìm kiếm cơ hội thích hợp để mở ra nhiều quan hệ đối tác, tận dụng nhiều cơ hội đàm phán hợp đồng mới. Thứ hai, linh động sử dụng hình thức đàm phán phù hợp nếu không thể đi đàm phán trực tiếp, cần xây dựng kế hoạch đàm phán có dự liệu các yêu cầu của đối tác trong giai đoạn dịch bệnh, lựa chọn người tiến hành đàm phán có tư duy nhanh nhẹn, giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, ứng phó nhanh chóng trong mọi tình huống nhưng vẫn đảm bảo các bên hiểu hết ý nhau, hài hòa quyền lợi đôi bên. Trong bối cảnh hiện nay có rất nhiều cuộc đàm phán phải hủy bỏ, tạm hoãn do e ngại dịch bệnh, lựa chọn hình thức đàm phán mới phù hợp giúp các doanh nghiệp tận dụng được cơ hội, không bỏ lỡ thị trường, gây ứ đọng hàng hóa. Tuy nhiên, các phương thức đàm phán qua thư tín, điện tín hoặc qua điện thoại lại có hạn chế là các bên không hiểu hết được ý, được quan điểm của đôi bên, điều này làm cuộc đàm phán dễ rơi vào thất bại hoặc tốn nhiều thời gian. Việc xây dựng một kế hoạch, phương án đàm phán hiệu quả kết hợp với năng lựa đàm phán xuất sắc của người đàm phán giúp các bên dễ hiểu được sự kỳ vọng của nhau khi giao kết hợp đồng, có thể đàm phán một cách tốt nhất. Thứ ba, cần thống nhất đồng tiền tính giá là loại đồng tiền ít biến động nhất. Có dự đoán mức chênh lệnh giá đồng tiền trong phạm vi cho phép của các bên. Thứ tư, khi đàm phán hợp đồng mới, cần đánh giá tác động của COVID-19 đến nghĩa vụ đôi bên, kể cả ngôn ngữ liên quan để giải quyết vấn đề trong nhiều tình huống khác nhau. Thứ năm, về vấn đề vận chuyển và thời gian giao nhận hàng, cần đàm phán lựa chọn thời gian và phương thức vận chuyển phù hợp, thương lượng để các bên hiểu và tạo điều kiện nếu quá trình vận chuyển bị kéo dài hơn dự tính do công tác kiểm soát nhằm ngăn chặn dịch của Chính phủ. Thứ sáu, về pháp luật, rà soát tất cả những chính sách mà Nhà nước đang tạo điều kiện để hỗ trợ doanh nghiệp (thuế, cắt giảm các lãi suất ngân hàng,...), các mặt hàng đang được nhà nước khuyến khích. Tìm hiểu sự biến chuyển của thị trường trong mỗi chỉ đạo của Chính phủ trong từng giai đoạn, như hiện nay Nhà nước ta đã ngừng giãn cách xã hội, tiến hành phát triển thương mại theo hướng bình thường hóa. Đây là cơ hội để mỗi doanh nghiệp hoạt động trở lại. Cuối cùng, mỗi doanh nghiệp chủ động tìm hiểu thông tin về các chính sách, Điều ước quốc tế, Hiệp định mà Việt Nam tham gia có lợi trong giai đoạn này như Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA) sắp có hiệu lực. Trong bối cảnh dịch COVID – 19, EVFTA sớm được thực thi, giúp mở rộng cửa cho hàng hóa xuất khẩu vào thị trường EU, mang lại rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp và người dân hai bên. Đối với Việt Nam, hiệp định EVFTA này sẽ đưa hàng hóa trong nước đến châu Âu và đón dòng hàng chất lượng cao, vốn đầu tư từ hướng ngược lại. Việc tận dụng cơ hội trong các chính sách mới là đòn bẩy giúp doanh nghiệp mở ra nhiều hoạt động giao thương mới. Khi đàm phán trong giai đoạn COVID – 19 như hiện nay các doanh nghiệp có thể lưu ý những vấn đề trên để tiến hành đàm phán thuận lợi, hạn chế tối đa nguy cơ rủi ro.
Các rào cản trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
- Khó khăn về môi trường đàm phán Môi trường đàm phán bao gồm; thời gian, ngôn ngữ, con người và các sự kiện xung quanh. Ngày nay, rào cản này đang được dần hạn chế với các phương tiện thực hiện đàm phán hiện đại như đàm phán trực tuyến. - Rào cản văn hóa Đàm phán là sự giao tiếp giữa người với người, các bên đàm phán đến từ những nền văn háo khác nhau nên cách thức tổ chức đàm phán, thẩm quyền của nhà đàm phán, nhu cầu xây dựng mối quan hệ và tốc độ đàm phán cũng khác nhau, do đó các bên cần chủ động tìm hiểu nền văn hóa của đối tác trước đàm phán. - Rào cản từ hệ thống pháp luật và chính trị Các doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế cần tiếp xúc và làm việc với nhiều hệ thống chính trị, pháp luật khác nhau. Việc các bên có chuyên gia hiểu rõ luật quốc gia và quốc tế về lĩnh vực đàm phán và thể chế chính trị của các bên sẽ giúp cho việc đàm phán, soạn thảo các điều khoản trong hợp đồng được chính xác. - Rào cản từ các hệ tư tưởng Các nhà đàm phán phải đối diện với những đối tác theo những chính kiến tư tưởng khác nhau, nhiều khi đối lập gay gắt với hệ tư tưởng của họ. Sự xung đột này yêu cầu nhà đàm phán phải tìm cách giới hạn các đề nghị trong các khu vực tư tưởng quen thuộc hay ít nhất là chấp nhận được đối với phía bên còn lại, đồng thời tìm ra những phương thức giao tiếp trung hoà giữa hai bên. - Rào cản từ truyền thống quan liêu của các quốc gia Các chính phủ không chỉ đặt ra quy định về tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn tham gia vào các công ty thuộc mọi loại hình kinh doanh. Do đó, các hợp đồng thương mại quốc tế giữa hai công ty của hai nước đôi khi phải tuân thủ các cơ chế quan liêu của chính phủ cả hai nước, gây nhiều thủ tục phiền nhiễu trong quá trình đàm phán. - Rào cản từ các hệ thống tiền tệ Sự tồn tại của nhiều hệ thống tiền tệ đã gây ra hai trở ngại cơ bản trong đàm phán thương mại quốc tế. Thứ nhất, giữa khoảng thời gian ký kết một hợp đồng và thời gian thanh toán, giá trị của đồng tiền thanh toán có thể tăng hoặc giảm, tạo ra khoản lỗ không tính trước cho một bên và đem lại cho bên kia lợi nhuận tương ứng. Thứ hai là các biện pháp kiểm soát ngoại hối của các chính phủ bất ngờ có thể tác động nghiêm trọng đến lợi nhuận của các bên. - Rào cản từ những bất ổn và sự kiện bất ngờ Là những sự kiện bất ngờ có tác động lớn và nghiêm trọng đối với các giao dịch kinh doanh quốc tế như sự kiện khủng bố, nạn dịch, giá dầu tăng đột biến, các tuyến bay hạn chế hay các khu vực tạm cấm khách nước ngoài đến vì vấn đề an toàn phòng bệnh.
03 lưu ý khi ký hợp đồng thương mại cho doanh nghiệp
03 Lưu ý khi ký hợp đồng thương mại - ảnh minh họa Hợp đồng thương mại là loại hợp đồng phổ biến, có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế nói riêng. Tuy nhiên, ở nước ta hiện nay việc ký kết loại hợp đồng này vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Đồng thời, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường hiểu biết hạn chế về quy định của pháp luật giao kết hợp đồng, nhưng lại chủ quan cho rằng tranh chấp sẽ không xảy ra. Hãy cùng nhau chia sẽ những kinh nghiệm hữu ích để cải thiện vấn đề này nhé. 1. Soạn Dự thảo hợp đồng thương mại Soạn Dự Thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp chi tiết hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán. Nó được coi là bản kế hoạch cho việc đàm phán. Khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước soạn dự thảo này, đàm phán xong, sau đó mới soạn thảo hợp đồng nên thường có nhiều sơ hở, rủi ro trong hợp đồng, đặc biệt đối với những hợp đồng lớn. 2. Những điều khoản cần cẩn trọng trong soạn thảo, đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng thương mại Điều khoản bắt buộc Là những điều khoản không thể thiếu được đối với từng loại hợp đồng. Nếu không thoả thuận được những điều khoản đó thì hợp đồng không thể giao kết được. Nói cách khác, nội dung của các điều khoản bắt buộc chính là cốt lõi các nội dung mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất. Nếu không có các điều khoản bắt buộc này, hợp đồng không đầy đủ nội dung sẽ dẫn đến vô hiệu. Ví dụ: Đối với một hợp đồng mua bán hàng hóa thì các điều khoản bắt buộc phải có như: Điều khoản về đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán Điều khoản thường lệ Là những điều khoản được pháp luật quy định trước. Nếu khi giao kết hợp đồng, các bên không thoả thuận những điều khoản này thì vẫn coi như hai bên đã mặc nhiên thoả thuận và được thực hiện như pháp luật đã quy định. Ví dụ: Địa điểm giao kết hợp đồng thì do các bên thoả thuận, nếu không có thoả thuận thì địa điểm giao kết hợp đồng là nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng. Ở đây nếu các bên không thỏa thuận địa điểm giao kết hợp đồng thì sẽ áp dụng theo quy định của pháp luật. Điều khoản Hiệu lực hợp đồng - Hợp đồng bằng văn bản đương nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận khác. - Trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật (hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ…), các bên cần hết sức lưu ý điều này bởi vì hợp đồng có hiệu lực thì phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng. - Người ký HĐ phải có thẩm quyền ký hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền hợp lệ. Thông thường đối với doanh nghiệp thì người đại diện được xác định rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Cùng với chữ ký của người đại diện còn phải có đóng dấu (pháp nhân) của tổ chức, doanh nghiệp đó. Điều khoản phạt vi phạm hợp đồng Phạt vi phạm hợp đồng là một chế tài đối với các bên khi có hành vi vi phạm, tuy nhiên pháp luật thương mại có sự giới hạn tỉ lệ phạt vi phạm là 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm. Điều này rất nhiều thương nhân nhầm lẫn về con số này là 8% giá trị hợp đồng. Điều khoản Giải quyết tranh chấp - Đối với việc lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án thì thoả thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật, cụ thể: + Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa các thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân khi có tranh chấp thì do Toà án có thẩm quyền giải quyết. Các bên không thể lựa chọn Trọng tài để giải quyết. + Hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân với thương nhân khi có tranh chấp thì các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc tại Toà án. Nếu có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì các bên còn có thể lựa chọn một tổ chức Trọng tài của Việt Nam hoặc lựa chọn một tổ chức Trọng tài của nước ngoài để giải quyết. === >> Khi các bên lựa chọn hình thức giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thì thoả thuận phải nêu một tổ chức Trọng tài cụ thể. Nếu chỉ thoả thuận chung chung là: “trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trọng tài” thì thỏa thuận này vô hiệu. - Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế: Cần lựa chọn luật áp dụng khi giải quyết tranh chấp là luật của bên mua hay là luật của bên bán hay là luật quốc tế. Đây là vấn đề hết sức quan trọng. Nhằm tránh rủi ro vì thiếu hiểu biết luật pháp của nước ngoài hay pháp luật quốc tế, thương nhân Việt Nam nên chọn luật Việt Nam để áp dụng cho việc thực hiện và giải quyết tranh chấp HĐTM. 3. Trong quá trình thực hiện hợp đồng - Trong quá trình thực hiện HĐTM phải theo dõi, ghi nhận, khi có dấu hiệu vi phạm phải nhanh chóng thu thập chứng cứ để chứng minh. - Thông báo kịp thời bằng văn bản khi bị vi phạm, nêu yêu cầu, biện pháp, khắc phục hoặc ngăn chặn. - Không nên coi chế tài để làm khó nhau, mà là biện pháp đảm bảo thực hiện đúng HĐTM, và hướng giải quyết khi xảy ra vi phạm, nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bên. Các bạn hãy cùng đóng góp, chia sẽ những kinh nghiệm quý báo để tháo gỡ nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng thương mại nhé. Xem thêm: >>> Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh doanh – thương mại >>> Phân biệt hợp đồng kinh tế và hợp đồng dân sự
Lưu ý đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế giai đoạn Covid - 19
Đối mặt với dịch bệnh, đối mặt với nền kinh tế suy giảm, hoạt động thương mại quốc tế trở nên khó khăn, tuy nhiên không thể vì vậy mà các doanh nghiệp chững lại, không tiến hành hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ. Nhu cầu cấp thiết hiện nay là các doanh nghiệp cần tìm ra cơ hội giao thương mới, quan tâm đến từng giai đoạn biến động do dịch bệnh trên thị trường hiện nay để xem xét rút ra những lưu ý cần thiết khi tiến hành đàm phán. Khi tiến hành đàm phán trong giai đoạn này doanh nghiệp có thể lưu ý những vấn đề sau: Thứ nhất, về thị trường, doanh nghiệp luôn phải cập nhật tình hình dịch bệnh, sự lây lan của dịch bệnh ở các nước, đánh giá thị hiếu thị trường các nước trong từng giai đoạn cụ thể, tận dụng các mối quan hệ trong kinh doanh để khảo sát thị trường. Việc doanh nghiệp nắm bắt được tốc độ lên xuống của thị trường giúp đưa ra những phương án kinh doanh cụ thể trong mỗi giai đoạn, tìm kiếm cơ hội thích hợp để mở ra nhiều quan hệ đối tác, tận dụng nhiều cơ hội đàm phán hợp đồng mới. Thứ hai, linh động sử dụng hình thức đàm phán phù hợp nếu không thể đi đàm phán trực tiếp, cần xây dựng kế hoạch đàm phán có dự liệu các yêu cầu của đối tác trong giai đoạn dịch bệnh, lựa chọn người tiến hành đàm phán có tư duy nhanh nhẹn, giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, ứng phó nhanh chóng trong mọi tình huống nhưng vẫn đảm bảo các bên hiểu hết ý nhau, hài hòa quyền lợi đôi bên. Trong bối cảnh hiện nay có rất nhiều cuộc đàm phán phải hủy bỏ, tạm hoãn do e ngại dịch bệnh, lựa chọn hình thức đàm phán mới phù hợp giúp các doanh nghiệp tận dụng được cơ hội, không bỏ lỡ thị trường, gây ứ đọng hàng hóa. Tuy nhiên, các phương thức đàm phán qua thư tín, điện tín hoặc qua điện thoại lại có hạn chế là các bên không hiểu hết được ý, được quan điểm của đôi bên, điều này làm cuộc đàm phán dễ rơi vào thất bại hoặc tốn nhiều thời gian. Việc xây dựng một kế hoạch, phương án đàm phán hiệu quả kết hợp với năng lựa đàm phán xuất sắc của người đàm phán giúp các bên dễ hiểu được sự kỳ vọng của nhau khi giao kết hợp đồng, có thể đàm phán một cách tốt nhất. Thứ ba, cần thống nhất đồng tiền tính giá là loại đồng tiền ít biến động nhất. Có dự đoán mức chênh lệnh giá đồng tiền trong phạm vi cho phép của các bên. Thứ tư, khi đàm phán hợp đồng mới, cần đánh giá tác động của COVID-19 đến nghĩa vụ đôi bên, kể cả ngôn ngữ liên quan để giải quyết vấn đề trong nhiều tình huống khác nhau. Thứ năm, về vấn đề vận chuyển và thời gian giao nhận hàng, cần đàm phán lựa chọn thời gian và phương thức vận chuyển phù hợp, thương lượng để các bên hiểu và tạo điều kiện nếu quá trình vận chuyển bị kéo dài hơn dự tính do công tác kiểm soát nhằm ngăn chặn dịch của Chính phủ. Thứ sáu, về pháp luật, rà soát tất cả những chính sách mà Nhà nước đang tạo điều kiện để hỗ trợ doanh nghiệp (thuế, cắt giảm các lãi suất ngân hàng,...), các mặt hàng đang được nhà nước khuyến khích. Tìm hiểu sự biến chuyển của thị trường trong mỗi chỉ đạo của Chính phủ trong từng giai đoạn, như hiện nay Nhà nước ta đã ngừng giãn cách xã hội, tiến hành phát triển thương mại theo hướng bình thường hóa. Đây là cơ hội để mỗi doanh nghiệp hoạt động trở lại. Cuối cùng, mỗi doanh nghiệp chủ động tìm hiểu thông tin về các chính sách, Điều ước quốc tế, Hiệp định mà Việt Nam tham gia có lợi trong giai đoạn này như Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA) sắp có hiệu lực. Trong bối cảnh dịch COVID – 19, EVFTA sớm được thực thi, giúp mở rộng cửa cho hàng hóa xuất khẩu vào thị trường EU, mang lại rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp và người dân hai bên. Đối với Việt Nam, hiệp định EVFTA này sẽ đưa hàng hóa trong nước đến châu Âu và đón dòng hàng chất lượng cao, vốn đầu tư từ hướng ngược lại. Việc tận dụng cơ hội trong các chính sách mới là đòn bẩy giúp doanh nghiệp mở ra nhiều hoạt động giao thương mới. Khi đàm phán trong giai đoạn COVID – 19 như hiện nay các doanh nghiệp có thể lưu ý những vấn đề trên để tiến hành đàm phán thuận lợi, hạn chế tối đa nguy cơ rủi ro.
Các rào cản trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế
- Khó khăn về môi trường đàm phán Môi trường đàm phán bao gồm; thời gian, ngôn ngữ, con người và các sự kiện xung quanh. Ngày nay, rào cản này đang được dần hạn chế với các phương tiện thực hiện đàm phán hiện đại như đàm phán trực tuyến. - Rào cản văn hóa Đàm phán là sự giao tiếp giữa người với người, các bên đàm phán đến từ những nền văn háo khác nhau nên cách thức tổ chức đàm phán, thẩm quyền của nhà đàm phán, nhu cầu xây dựng mối quan hệ và tốc độ đàm phán cũng khác nhau, do đó các bên cần chủ động tìm hiểu nền văn hóa của đối tác trước đàm phán. - Rào cản từ hệ thống pháp luật và chính trị Các doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế cần tiếp xúc và làm việc với nhiều hệ thống chính trị, pháp luật khác nhau. Việc các bên có chuyên gia hiểu rõ luật quốc gia và quốc tế về lĩnh vực đàm phán và thể chế chính trị của các bên sẽ giúp cho việc đàm phán, soạn thảo các điều khoản trong hợp đồng được chính xác. - Rào cản từ các hệ tư tưởng Các nhà đàm phán phải đối diện với những đối tác theo những chính kiến tư tưởng khác nhau, nhiều khi đối lập gay gắt với hệ tư tưởng của họ. Sự xung đột này yêu cầu nhà đàm phán phải tìm cách giới hạn các đề nghị trong các khu vực tư tưởng quen thuộc hay ít nhất là chấp nhận được đối với phía bên còn lại, đồng thời tìm ra những phương thức giao tiếp trung hoà giữa hai bên. - Rào cản từ truyền thống quan liêu của các quốc gia Các chính phủ không chỉ đặt ra quy định về tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn tham gia vào các công ty thuộc mọi loại hình kinh doanh. Do đó, các hợp đồng thương mại quốc tế giữa hai công ty của hai nước đôi khi phải tuân thủ các cơ chế quan liêu của chính phủ cả hai nước, gây nhiều thủ tục phiền nhiễu trong quá trình đàm phán. - Rào cản từ các hệ thống tiền tệ Sự tồn tại của nhiều hệ thống tiền tệ đã gây ra hai trở ngại cơ bản trong đàm phán thương mại quốc tế. Thứ nhất, giữa khoảng thời gian ký kết một hợp đồng và thời gian thanh toán, giá trị của đồng tiền thanh toán có thể tăng hoặc giảm, tạo ra khoản lỗ không tính trước cho một bên và đem lại cho bên kia lợi nhuận tương ứng. Thứ hai là các biện pháp kiểm soát ngoại hối của các chính phủ bất ngờ có thể tác động nghiêm trọng đến lợi nhuận của các bên. - Rào cản từ những bất ổn và sự kiện bất ngờ Là những sự kiện bất ngờ có tác động lớn và nghiêm trọng đối với các giao dịch kinh doanh quốc tế như sự kiện khủng bố, nạn dịch, giá dầu tăng đột biến, các tuyến bay hạn chế hay các khu vực tạm cấm khách nước ngoài đến vì vấn đề an toàn phòng bệnh.