Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Vậy, văn bản hành chính được trình bày theo kỹ thuật như thế nào? Văn bản hành chính là những loại văn bản nào? Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, những loại văn bản trên là văn bản hành chính. Văn bản hành chính không phải là văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ mang tính chất quy phạm và cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý. Thể thức văn bản hành chính bao gồm những phần nào ? Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây: - Quốc hiệu và Tiêu ngữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Số, ký hiệu của văn bản. - Địa danh và thời gian ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. - Nơi nhận. Như vậy, khi trình bày một văn bản hành chính thì phải đảm bảo đủ các thành phần nêu trên, ngoài ra văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Cụ thể: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. - Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. - Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP. - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính Trong đó: - Ô số 1: Quốc hiệu và Tiêu ngữ - Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Ô số 3: Số, ký hiệu của văn bản - Ô số 4: Địa danh và thời gian ban hành văn bản - Ô số 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Ô số 5b: Trích yếu nội dung công văn - Ô số 6: Nội dung văn bản - Ô số 7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Ô số 8: Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức - Ô số 9a, 9b: Nơi nhận - Ô số 10a: Dấu chỉ độ mật - Ô số 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn - Ô số 11: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Ô số 12: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành - Ô số 13: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. - Ô số 14: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Xem toàn bộ hướng dẫn: - Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-1-nd-30.docx - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-2-nd-30.docx - Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-3-nd-30.docx
Giấy giới thiệu công ty để làm gì? Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất?
Giấy giới thiệu có phải là văn bản hành chính không? Giấy giới thiệu công ty được dùng để làm gì? Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất hiện nay là mẫu nào? Giấy giới thiệu công ty để làm gì? Quy định văn bản hành chính được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Theo đó, giấy giới thiệu công ty là một văn bản do một tổ chức, doanh nghiệp (công ty) phát hành nhằm giới thiệu các thông tin cơ bản về nhân viên đại diện công ty, hoặc các trường hợp khác liên hệ với cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức được giới thiệu nhằm thực hiện các công việc cụ thể theo nội dung được ghi nhận trong giới thiệu. Như vậy, giấy giới thiệu công ty là một loại văn bản hành chính được một công ty dùng để giới thiệu nhân sự đến một công ty khác. Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất? Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau: - Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. - Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau: + Quốc hiệu và Tiêu ngữ. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh và thời gian ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. + Nơi nhận. - Ngoài các thành phần quy định nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác, gồm: + Phụ lục. + Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. + Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. + Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. - Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 31/2020/NĐ-CP. Hiện nay pháp luật không quy định mẫu giấy giới thiệu cụ thể, tuy nhiên giấy giới thiệu phải đáp ứng các yêu cầu đối với thể thức văn bản hành chính như trên. Người đọc có thể tham khảo Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/giay-gioi-thieu-cong-ty.docx Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định thế nào? Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau: - Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. - Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó có một số quy định chung như sau: + Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). + Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. + Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. + Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. + Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. + Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. + Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất Xem đầy đủ Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-1-nd-30.docx - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, quy định các cách viết hoa: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức và viết hoa trong các trường hợp khác. Xem đầy đủ Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-2-nd-30.docx - Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sau văn bản được quy định như sau: STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL Xem đầy đủ Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-3-nd-30.docx Như vậy, việc trình bày thể thức của một văn bản hành chính phải được trình bày đúng theo các quy định, chuẩn mực như trên.
Quy định hình thức văn bản; duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản của Bộ LĐTBXH.
Ngày 26/01/2024, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH năm 2024 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó quy định hình thức văn bản; duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản của Bộ LĐTBXH như sau: Hình thức văn bản Các hình thức văn bản do Bộ và các đơn vị thuộc Bộ ban hành bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng với Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. - Văn bản hành chính bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. - Văn bản chuyên ngành bao gồm: + Giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy; + Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; + Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của các tổ chức giáo dục nước ngoài tại Việt Nam; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động liên kết đào tạo với nước ngoài; + Giấy chứng nhận hoạt động đánh giá cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chứng nhận, giám định, thử nghiệm; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động. Duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản - Dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký trực tiếp trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản giấy hoặc cập nhật ý kiến trên Hệ thống, chuyển lại dự thảo văn bản đến đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sửa đổi, bổ sung. - Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm hoàn thiện bản thảo và phiếu trình theo yêu cầu của người có thẩm quyền, trình bản giấy dự thảo đã chỉnh lý, bổ sung để người có thẩm quyền ký hoặc cập nhật dự thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống để trình người có thẩm quyền. - Trường hợp văn bản đã được người có thẩm quyền ký, nhưng phát hiện thấy cần thiết phải thay đổi, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị được ủy quyền chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về độ chính xác, tính hợp pháp về nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) và ký vào phiếu trình đối với văn bản giấy; ký số vào phiếu trình điện tử đối với văn bản điện tử trước khi trình người có thẩm quyền. - Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng chỉ đạo kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về thể thức văn bản và ký vào phiếu trình giấy hoặc ký số vào phiếu trình điện tử trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành. Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH có hiệu lực ngày 26/01/2024.
Các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo
"Văn bản" thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Theo đó hiện nay khi ban hành văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo cần phải có những thành phần chính theo quy định tại Điều 10 Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau: Các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo - Quốc hiệu và Tiêu ngữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Số, ký hiệu của văn bản. - Địa danh và thời gian ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị. - Nơi nhận. Các thành phần bổ sung của văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo - Phụ lục. - Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. - Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. - Địa chỉ cơ quan Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại. - Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. =>> Theo đó các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện bao gồm những thành phần nêu trên.
Hướng dẫn cách viết tắt tên cơ quan, chức vụ người có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản được sử dụng trong cơ quan nhà nước, ĐVSN. Vì thế hình thức văn bản phải được thể hiện một cách chỉnh chu và chính xác, đặc biệt là khi viết tắt tên cơ quan và người ban hành văn bản. Sau đây là hướng dẫn cách viết tắt tên cơ quan, chức vụ người có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được quy định tại Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Tải PHỤ LỤC THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Cách viết số, ký hiệu của văn bản hành chính - Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. - Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. + Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:). + Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. + Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. - Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 2. Cách viết chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản hành chính - Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. - Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. + Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký: + Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định. + Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. + Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. + Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. + Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. - Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. + Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này. + Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký. 3. Cách viết dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Quyết định do cơ quan tư pháp, lập pháp ban hành thì thể thức áp dụng quy định nào?
Quyết định do cơ quan tư pháp, lập pháp ban hành thì sử dụng thể thức theo Nghị định 34/2016/NĐ-CP phải không ạ? Mong mọi người giúp đỡ, xin cảm ơn!
Hợp đồng mua bán có cần phải ghi Quốc hiệu, Tiêu ngữ?
Khi nào văn bản phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ? Nhiêu người cho rằng tất cả những văn bản quan trọng, mang tính ghi nhận sự việc hoặc xác lập một quan hệ trong cuộc sống hằng ngày thì đều cần phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ mới có giá trị, điều này liệu có chính xác? Trình bày một văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước Tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, quy định về thể thức của một văn bản hành chính được quy định ở Điều 8, bao gồm các thành phần chính: a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. c) Số, ký hiệu của văn bản. d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản. đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. e) Nội dung văn bản. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. i) Nơi nhận. Quốc hiệu và Tiêu ngữ là hai yếu tố quan trọng và nằm trên cùng trong danh sách nội dung, đó là lý do niều người vẫn thường tự ý thêm những nội dung này vào các văn bản họ soạn thảo, tuy nhiên điều này có thật sự cần thiết? Khi nào phải áp dụng thể thức văn bản nêu trên? Để biết được quy định ở trên dành cho đối tượng nào, cần xem lại Đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, theo đó Điều 2 Nghị định này như sau: “Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.” Điều này có nghĩa, chỉ khi gửi văn bản đến cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thì những nội dung trên mới mang tính bắt buộc. Điều này có nghĩa, những văn bản như hợp đồng mua bán giữa hai bên, đơn cảnh báo trễ hạn từ bên A đến bên B, thậm chí một thông báo cảnh cáo khi bạn vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của một nhãn hàng nổi tiếng nào đó cũng không phải đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, đồng nghĩa với việc Quốc hiệu và Tiêu ngữ dù không có vẫn không ảnh hưởng đến nội dung văn bản. Trường hợp gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức nhà nước và phải thực hiện theo quy tắc trình bày nhất định, nếu bạn có sai sót trong quá trình trình bày, cơ quan đó sẽ có hướng dẫn hoặc biểu mẫu cụ thể để bạn áp dụng và thi hành theo. Thực tế, kể cả khi cơ quan nhà nước nào đó văn bản trình bày sai thể thức, không có quy định nào nói rằng văn bản đó sẽ không có hiệu lực thi hành. Điều 154 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 có quy định những trường hợp sẽ làm một văn bản hết hiệu lực, tuy nhiên trong đó không có quy định về việc trình bay sai thể thức. Nếu một văn bản được ban hành mà có sai sót trong cách trình bày, Khoản 3 Điều 18 Nghị định 30 quy định: "Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản." Như vậy, mong rằng các bạn đã xác định được những loại văn bản nào cần thiết phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ. Các hợp đồng, văn bản mang tính dân sự nếu không có Quốc hiệu, Tiêu ngữ thì cũng không ảnh hưởng đến nội dung văn bản!
Các trường hợp VIẾT TẮT trong văn bản hành chính từ 05/3/2020
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có hiệu lực từ 05/3/2020. Trong đó, việc viết tắt được quy định trong các trường hợp như sau: 1. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), 2. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. - Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. --- Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 3. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,... 4. Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao văn bản STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL 5. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến: STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) 1 Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 Organld 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog 1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation 2 Số thứ tự văn bản trong hồ sơ DocOrdinal 3 Tên loại văn bản TypeName 4 Số của văn bản CodeNumber 5 Ký hiệu của văn bản CodeNotation 6 Ngày, tháng, năm văn bản IssuedDate 7 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản OrganName 8 Trích yếu nội dung Subject 9 Ngôn ngữ Language 10 Số trang của văn bản PageAmount 11 Ghi chú Description 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate 13 Số đến ArrivalNumber 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb 14.1 Chức vụ của người ký văn bản Position 14.2 Họ và tên người ký văn bản FullName 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority 16 Đơn vị hoặc người nhận ToPlaces 17 Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản TraceHeaderList 18 Thời hạn giải quyết DueDate 6. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ: STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) 1 Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog 1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation 2 Tiêu đề hồ sơ Title 3 Thời hạn bảo quản Maintenance 4 Chế độ sử dụng Rights 5 Người lập hồ sơ Creator 6 Ngôn ngữ Language 7 Thời gian bắt đầu StartDate 8 Thời gian kết thúc EndDate 9 Tổng số văn bản trong hồ sơ DocTotal 10 Tổng số trang của hồ sơ PageTotal 11 Ghi chú Description
Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Vậy, văn bản hành chính được trình bày theo kỹ thuật như thế nào? Văn bản hành chính là những loại văn bản nào? Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, những loại văn bản trên là văn bản hành chính. Văn bản hành chính không phải là văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ mang tính chất quy phạm và cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý. Thể thức văn bản hành chính bao gồm những phần nào ? Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây: - Quốc hiệu và Tiêu ngữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Số, ký hiệu của văn bản. - Địa danh và thời gian ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. - Nơi nhận. Như vậy, khi trình bày một văn bản hành chính thì phải đảm bảo đủ các thành phần nêu trên, ngoài ra văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Cụ thể: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. - Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. - Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP. - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính Trong đó: - Ô số 1: Quốc hiệu và Tiêu ngữ - Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Ô số 3: Số, ký hiệu của văn bản - Ô số 4: Địa danh và thời gian ban hành văn bản - Ô số 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Ô số 5b: Trích yếu nội dung công văn - Ô số 6: Nội dung văn bản - Ô số 7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Ô số 8: Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức - Ô số 9a, 9b: Nơi nhận - Ô số 10a: Dấu chỉ độ mật - Ô số 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn - Ô số 11: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Ô số 12: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành - Ô số 13: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. - Ô số 14: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Xem toàn bộ hướng dẫn: - Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-1-nd-30.docx - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-2-nd-30.docx - Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-3-nd-30.docx
Giấy giới thiệu công ty để làm gì? Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất?
Giấy giới thiệu có phải là văn bản hành chính không? Giấy giới thiệu công ty được dùng để làm gì? Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất hiện nay là mẫu nào? Giấy giới thiệu công ty để làm gì? Quy định văn bản hành chính được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Theo đó, giấy giới thiệu công ty là một văn bản do một tổ chức, doanh nghiệp (công ty) phát hành nhằm giới thiệu các thông tin cơ bản về nhân viên đại diện công ty, hoặc các trường hợp khác liên hệ với cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức được giới thiệu nhằm thực hiện các công việc cụ thể theo nội dung được ghi nhận trong giới thiệu. Như vậy, giấy giới thiệu công ty là một loại văn bản hành chính được một công ty dùng để giới thiệu nhân sự đến một công ty khác. Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất? Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau: - Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. - Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau: + Quốc hiệu và Tiêu ngữ. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh và thời gian ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. + Nơi nhận. - Ngoài các thành phần quy định nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác, gồm: + Phụ lục. + Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. + Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. + Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. - Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 31/2020/NĐ-CP. Hiện nay pháp luật không quy định mẫu giấy giới thiệu cụ thể, tuy nhiên giấy giới thiệu phải đáp ứng các yêu cầu đối với thể thức văn bản hành chính như trên. Người đọc có thể tham khảo Mẫu giấy giới thiệu công ty mới nhất tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/giay-gioi-thieu-cong-ty.docx Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định thế nào? Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau: - Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. - Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó có một số quy định chung như sau: + Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). + Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. + Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. + Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. + Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. + Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. + Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất Xem đầy đủ Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-1-nd-30.docx - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, quy định các cách viết hoa: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức và viết hoa trong các trường hợp khác. Xem đầy đủ Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-2-nd-30.docx - Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sau văn bản được quy định như sau: STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL Xem đầy đủ Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-3-nd-30.docx Như vậy, việc trình bày thể thức của một văn bản hành chính phải được trình bày đúng theo các quy định, chuẩn mực như trên.
Quy định hình thức văn bản; duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản của Bộ LĐTBXH.
Ngày 26/01/2024, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH năm 2024 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó quy định hình thức văn bản; duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản của Bộ LĐTBXH như sau: Hình thức văn bản Các hình thức văn bản do Bộ và các đơn vị thuộc Bộ ban hành bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng với Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. - Văn bản hành chính bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. - Văn bản chuyên ngành bao gồm: + Giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy; + Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; + Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của các tổ chức giáo dục nước ngoài tại Việt Nam; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động liên kết đào tạo với nước ngoài; + Giấy chứng nhận hoạt động đánh giá cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia; + Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chứng nhận, giám định, thử nghiệm; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động; + Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động. Duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản - Dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký trực tiếp trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản giấy hoặc cập nhật ý kiến trên Hệ thống, chuyển lại dự thảo văn bản đến đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sửa đổi, bổ sung. - Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm hoàn thiện bản thảo và phiếu trình theo yêu cầu của người có thẩm quyền, trình bản giấy dự thảo đã chỉnh lý, bổ sung để người có thẩm quyền ký hoặc cập nhật dự thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống để trình người có thẩm quyền. - Trường hợp văn bản đã được người có thẩm quyền ký, nhưng phát hiện thấy cần thiết phải thay đổi, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng đơn vị được ủy quyền chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về độ chính xác, tính hợp pháp về nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) và ký vào phiếu trình đối với văn bản giấy; ký số vào phiếu trình điện tử đối với văn bản điện tử trước khi trình người có thẩm quyền. - Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng chỉ đạo kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về thể thức văn bản và ký vào phiếu trình giấy hoặc ký số vào phiếu trình điện tử trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành. Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH có hiệu lực ngày 26/01/2024.
Các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo
"Văn bản" thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Theo đó hiện nay khi ban hành văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo cần phải có những thành phần chính theo quy định tại Điều 10 Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau: Các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo - Quốc hiệu và Tiêu ngữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Số, ký hiệu của văn bản. - Địa danh và thời gian ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị. - Nơi nhận. Các thành phần bổ sung của văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo - Phụ lục. - Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. - Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. - Địa chỉ cơ quan Bộ GDĐT; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại. - Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. =>> Theo đó các thành phần chính của văn bản hành chính thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện bao gồm những thành phần nêu trên.
Hướng dẫn cách viết tắt tên cơ quan, chức vụ người có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản được sử dụng trong cơ quan nhà nước, ĐVSN. Vì thế hình thức văn bản phải được thể hiện một cách chỉnh chu và chính xác, đặc biệt là khi viết tắt tên cơ quan và người ban hành văn bản. Sau đây là hướng dẫn cách viết tắt tên cơ quan, chức vụ người có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được quy định tại Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Tải PHỤ LỤC THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Cách viết số, ký hiệu của văn bản hành chính - Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. - Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. + Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:). + Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. + Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. - Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 2. Cách viết chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản hành chính - Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. - Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. + Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký: + Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định. + Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. + Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. + Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. + Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. - Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. + Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này. + Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký. 3. Cách viết dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trong văn bản hành chính - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Quyết định do cơ quan tư pháp, lập pháp ban hành thì thể thức áp dụng quy định nào?
Quyết định do cơ quan tư pháp, lập pháp ban hành thì sử dụng thể thức theo Nghị định 34/2016/NĐ-CP phải không ạ? Mong mọi người giúp đỡ, xin cảm ơn!
Hợp đồng mua bán có cần phải ghi Quốc hiệu, Tiêu ngữ?
Khi nào văn bản phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ? Nhiêu người cho rằng tất cả những văn bản quan trọng, mang tính ghi nhận sự việc hoặc xác lập một quan hệ trong cuộc sống hằng ngày thì đều cần phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ mới có giá trị, điều này liệu có chính xác? Trình bày một văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước Tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, quy định về thể thức của một văn bản hành chính được quy định ở Điều 8, bao gồm các thành phần chính: a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. c) Số, ký hiệu của văn bản. d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản. đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. e) Nội dung văn bản. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. i) Nơi nhận. Quốc hiệu và Tiêu ngữ là hai yếu tố quan trọng và nằm trên cùng trong danh sách nội dung, đó là lý do niều người vẫn thường tự ý thêm những nội dung này vào các văn bản họ soạn thảo, tuy nhiên điều này có thật sự cần thiết? Khi nào phải áp dụng thể thức văn bản nêu trên? Để biết được quy định ở trên dành cho đối tượng nào, cần xem lại Đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, theo đó Điều 2 Nghị định này như sau: “Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.” Điều này có nghĩa, chỉ khi gửi văn bản đến cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thì những nội dung trên mới mang tính bắt buộc. Điều này có nghĩa, những văn bản như hợp đồng mua bán giữa hai bên, đơn cảnh báo trễ hạn từ bên A đến bên B, thậm chí một thông báo cảnh cáo khi bạn vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của một nhãn hàng nổi tiếng nào đó cũng không phải đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, đồng nghĩa với việc Quốc hiệu và Tiêu ngữ dù không có vẫn không ảnh hưởng đến nội dung văn bản. Trường hợp gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức nhà nước và phải thực hiện theo quy tắc trình bày nhất định, nếu bạn có sai sót trong quá trình trình bày, cơ quan đó sẽ có hướng dẫn hoặc biểu mẫu cụ thể để bạn áp dụng và thi hành theo. Thực tế, kể cả khi cơ quan nhà nước nào đó văn bản trình bày sai thể thức, không có quy định nào nói rằng văn bản đó sẽ không có hiệu lực thi hành. Điều 154 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 có quy định những trường hợp sẽ làm một văn bản hết hiệu lực, tuy nhiên trong đó không có quy định về việc trình bay sai thể thức. Nếu một văn bản được ban hành mà có sai sót trong cách trình bày, Khoản 3 Điều 18 Nghị định 30 quy định: "Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản." Như vậy, mong rằng các bạn đã xác định được những loại văn bản nào cần thiết phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ. Các hợp đồng, văn bản mang tính dân sự nếu không có Quốc hiệu, Tiêu ngữ thì cũng không ảnh hưởng đến nội dung văn bản!
Các trường hợp VIẾT TẮT trong văn bản hành chính từ 05/3/2020
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có hiệu lực từ 05/3/2020. Trong đó, việc viết tắt được quy định trong các trường hợp như sau: 1. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng. Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), 2. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. - Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. --- Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 3. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,... 4. Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao văn bản STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ 3. Chỉ thi CT 4. Quy chế QC 5. Quy định QyĐ 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Hướng dẫn HD 9. Chương trình CTr 10. Kế hoạch KH 11. Phương án PA 12. Đề án ĐA 13. Dự án DA 14. Báo cáo BC 15. Biên bản BB 16. Tờ trình TTr 17. Hợp đồng HĐ 18. Công điện CĐ 19. Bản ghi nhớ BGN 20. Bản thỏa thuận BTT 21. Giấy ủy quyền GUQ 22. Giấy mời GM 23. Giấy giới thiệu GGT 24. Giấy nghỉ phép GNP 25. Phiếu gửi PG 26. Phiếu chuyển PC 27. Phiếu báo PB Bản sao văn bản 1. Bản sao y SY 2. Bản trích sao TrS 3. Bản sao lục SL 5. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến: STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) 1 Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 Organld 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog 1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation 2 Số thứ tự văn bản trong hồ sơ DocOrdinal 3 Tên loại văn bản TypeName 4 Số của văn bản CodeNumber 5 Ký hiệu của văn bản CodeNotation 6 Ngày, tháng, năm văn bản IssuedDate 7 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản OrganName 8 Trích yếu nội dung Subject 9 Ngôn ngữ Language 10 Số trang của văn bản PageAmount 11 Ghi chú Description 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate 13 Số đến ArrivalNumber 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb 14.1 Chức vụ của người ký văn bản Position 14.2 Họ và tên người ký văn bản FullName 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority 16 Đơn vị hoặc người nhận ToPlaces 17 Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản TraceHeaderList 18 Thời hạn giải quyết DueDate 6. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ: STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) 1 Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog 1.3 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation 2 Tiêu đề hồ sơ Title 3 Thời hạn bảo quản Maintenance 4 Chế độ sử dụng Rights 5 Người lập hồ sơ Creator 6 Ngôn ngữ Language 7 Thời gian bắt đầu StartDate 8 Thời gian kết thúc EndDate 9 Tổng số văn bản trong hồ sơ DocTotal 10 Tổng số trang của hồ sơ PageTotal 11 Ghi chú Description
