Thông tư 13/2023/TT-BNV: Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Ngày 31/8/2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, hướng dẫn thành phần, định dạng và nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, cụ thể: (1) Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu - Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. - Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có). (2) Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu - Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023. - Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử + Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. + Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành. - Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư 18/2019/TT-BTTTT ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành. - Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. + Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính. + Ngày, tháng, năm, tiếp nhận. + Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày. - Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. (3) Nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. (4) Sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Đồng thời, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Xem chi tiết tại Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15/10/2023.
Lập và quản lý hồ sơ bệnh án ngoại trú như thế nào?
Trường hợp nào được gọi là điều trị ngoại trú? Theo Điều 57 Luật khám bệnh chữa bệnh năm 2009 thì điều trị ngoại trú được thực hiện trong trường hợp sau đây: - Người bệnh không cần điều trị nội trú; - Người bệnh sau khi đã điều trị nội trú ổn định nhưng phải theo dõi và điều trị tiếp sau khi ra khỏi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Việc lập và quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án ngoại trú thực hiện như thế nào? Sau khi quyết định người bệnh phải điều trị ngoại trú, người hành nghề có trách nhiệm sau đây: - Ghi sổ y bạ theo dõi điều trị ngoại trú trong đó ghi rõ thông tin cá nhân của người bệnh, chẩn đoán, chỉ định điều trị, kê đơn thuốc và thời gian khám lại. - Lập hồ sơ bệnh án ngoại trú theo quy định tại Điều 59 Luật khám bệnh chữa bệnh năm 2009, cụ thể: + Người bệnh điều trị ngoại trú trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đều phải được lập hồ sơ bệnh án; + Hồ sơ bệnh án được lập bằng giấy hoặc bản điện tử và phải được ghi rõ, đầy đủ các mục có trong hồ sơ bệnh án; + Hồ sơ bệnh án bao gồm các tài liệu, thông tin liên quan đến người bệnh và quá trình khám bệnh, chữa bệnh; Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án thực hiện như sau: - Hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; - Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú được lưu trữ ít nhất 10 năm; hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt được lưu trữ ít nhất 15 năm; hồ sơ bệnh án đối với người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong được lưu trữ ít nhất 20 năm; - Trường hợp lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng bản điện tử, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải có bản sao dự phòng và thực hiện theo các chế độ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản này. Việc khai thác hồ sơ bệnh án chỉ được thực hiện khi người đứng đầu cơ sở khám bệnh, chữ bệnh cho phép và chỉ thực hiện trong các trường hợp sau: - Sinh viên thực tập, nghiên cứu viên, người hành nghề trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ cho việc nghiên cứu hoặc công tác chuyên môn kỹ thuật; - Đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm thần, luật sư được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép; - Người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh được nhận bản tóm tắt hồ sơ bệnh án theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật này. - Ngoài ra, đối với hồ sơ bệnh án điện tử thì còn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 46/2018/TT-BYT quy định về hồ sơ bệnh án điện tử do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành - Việc ghi đơn thuốc, kê đơn thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 52/2017/TT-BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 04/2022/TT-BYT, Thông tư 18/2018/TT-BYT) về quy định đơn thuốc và việc kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm trong điều trị ngoại trú do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành - Thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện được quy định tại Mục 5 Phần II Quyết định 1895/1997/QĐ-BYT quy định về Quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án. Trên đây là các nội dung liên quan đến việc lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án ngoại trú. Hi vọng có thể giúp ích được bạn!
Luật sư cho em xin ý kiến tư vấn giúp em. - Em làm dịch vụ đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Em hỏi mình phải lưu trữ hồ sơ giấy ntn khi đăng ký bằng chữ ký số công cộng. Em rất mong nhận được sự tư vấn nhanh nhất. Em trân trọng cảm ơn!
Thông tư 13/2023/TT-BNV: Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Ngày 31/8/2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, hướng dẫn thành phần, định dạng và nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, cụ thể: (1) Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu - Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. - Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có). (2) Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu - Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023. - Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử + Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. + Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành. - Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư 18/2019/TT-BTTTT ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành. - Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. + Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính. + Ngày, tháng, năm, tiếp nhận. + Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày. - Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. (3) Nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. (4) Sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Đồng thời, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Xem chi tiết tại Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15/10/2023.
Lập và quản lý hồ sơ bệnh án ngoại trú như thế nào?
Trường hợp nào được gọi là điều trị ngoại trú? Theo Điều 57 Luật khám bệnh chữa bệnh năm 2009 thì điều trị ngoại trú được thực hiện trong trường hợp sau đây: - Người bệnh không cần điều trị nội trú; - Người bệnh sau khi đã điều trị nội trú ổn định nhưng phải theo dõi và điều trị tiếp sau khi ra khỏi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Việc lập và quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án ngoại trú thực hiện như thế nào? Sau khi quyết định người bệnh phải điều trị ngoại trú, người hành nghề có trách nhiệm sau đây: - Ghi sổ y bạ theo dõi điều trị ngoại trú trong đó ghi rõ thông tin cá nhân của người bệnh, chẩn đoán, chỉ định điều trị, kê đơn thuốc và thời gian khám lại. - Lập hồ sơ bệnh án ngoại trú theo quy định tại Điều 59 Luật khám bệnh chữa bệnh năm 2009, cụ thể: + Người bệnh điều trị ngoại trú trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đều phải được lập hồ sơ bệnh án; + Hồ sơ bệnh án được lập bằng giấy hoặc bản điện tử và phải được ghi rõ, đầy đủ các mục có trong hồ sơ bệnh án; + Hồ sơ bệnh án bao gồm các tài liệu, thông tin liên quan đến người bệnh và quá trình khám bệnh, chữa bệnh; Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án thực hiện như sau: - Hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; - Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú được lưu trữ ít nhất 10 năm; hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt được lưu trữ ít nhất 15 năm; hồ sơ bệnh án đối với người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong được lưu trữ ít nhất 20 năm; - Trường hợp lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng bản điện tử, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải có bản sao dự phòng và thực hiện theo các chế độ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản này. Việc khai thác hồ sơ bệnh án chỉ được thực hiện khi người đứng đầu cơ sở khám bệnh, chữ bệnh cho phép và chỉ thực hiện trong các trường hợp sau: - Sinh viên thực tập, nghiên cứu viên, người hành nghề trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ cho việc nghiên cứu hoặc công tác chuyên môn kỹ thuật; - Đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm thần, luật sư được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép; - Người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh được nhận bản tóm tắt hồ sơ bệnh án theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật này. - Ngoài ra, đối với hồ sơ bệnh án điện tử thì còn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 46/2018/TT-BYT quy định về hồ sơ bệnh án điện tử do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành - Việc ghi đơn thuốc, kê đơn thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 52/2017/TT-BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 04/2022/TT-BYT, Thông tư 18/2018/TT-BYT) về quy định đơn thuốc và việc kê đơn thuốc hóa dược, sinh phẩm trong điều trị ngoại trú do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành - Thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện được quy định tại Mục 5 Phần II Quyết định 1895/1997/QĐ-BYT quy định về Quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án. Trên đây là các nội dung liên quan đến việc lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ bệnh án ngoại trú. Hi vọng có thể giúp ích được bạn!
Luật sư cho em xin ý kiến tư vấn giúp em. - Em làm dịch vụ đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Em hỏi mình phải lưu trữ hồ sơ giấy ntn khi đăng ký bằng chữ ký số công cộng. Em rất mong nhận được sự tư vấn nhanh nhất. Em trân trọng cảm ơn!