Khi nào cần đóng dấu giáp lai? Đóng dấu giáp lai sao cho đúng?
Dấu giáp lai là gì? Trường hợp nào cần đóng dấu giáp lai? Bài viết sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến vấn đề này và hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai sao cho đúng. Khi nào cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật... đều sẽ được đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo về tính chân thực, hợp pháp của văn bản. Việc đóng và sử dụng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản và có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt với các trường hợp phát sinh tranh chấp trước tòa. Tại Điều 49 Luật công chứng 2014 có quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Như vậy, dấu giáp lai sẽ được dùng tại văn bản như các hợp đồng, giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Đóng dấu giáp lai như thế nào cho đúng? Căn cứ tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Đồng thời, Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau: - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. - Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Hướng dẫn đóng dấu chữ ký sao cho đúng Theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau: - Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Hướng dẫn đóng dấu treo sao cho đúng Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản. Tham khảo: Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo Phân biệt Dấu treo Dấu giáp lai Khái niệm Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. Trường hợp Dấu treo được đóng khi: - Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. - Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành. - Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu. Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. Mục đích - Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành. - Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. - Xác thực văn bản nhiều tờ. - Xác thực thứ tự các tờ. - Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. Cách đóng dấu - Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN. - Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. - Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau. - Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Văn bản thường dùng - Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp. - Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. - Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. - Bản sao các văn bản do DN sao y. Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. Tính pháp lý Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
Phân biệt sự khác nhau giữa dấu treo và dấu giáp lai
Trong quá trình làm việc và học tập hay kể cả trong đời sống, chúng ta thường bắt gặp nhiều văn bản sử dụng đến con dấu. Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa phân biệt được trường hợp nào sẽ dùng dấu gì? Điển hình là dấu treo và dấu giáp lai, bài viết sau đây sẽ giúp bạn đọc phân biệt rõ 02 dấu này. Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch. Dấu treo là gì? Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Cách đóng dấu giáp lai và dấu treo thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như sau: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo Phân biệt Dấu treo Dấu giáp lai Khái niệm Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. Trường hợp Dấu treo được đóng khi: - Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. - Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành. - Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu. Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. Mục đích - Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành. - Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. - Xác thực văn bản nhiều tờ. - Xác thực thứ tự các tờ. - Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. Cách đóng dấu - Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN. - Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. - Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau. - Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Văn bản thường dùng - Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp. - Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. - Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. - Bản sao các văn bản do DN sao y. Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. Tính pháp lý Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
05 tiêu chí phân biệt đóng dấu treo, dấu giáp lai
Ảnh minh họa: Phân biệt dấu treo, dấu giáp lai Dấu treo, dấu giáp lai là gì? Đóng như thế nào? Tính pháp lý ra sao? Dưới đây là nội dung so sánh hai loại dấu này mọi người có thể tham khảo và bổ sung nếu có ý kiến nhé! Dấu treo Dấu giáp lai Bản chất Là việc sử dụng con dấu DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Là việc sử dụng con dấu DN đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản sao cho khi ghép các tờ đã đóng dấu tạo thành hình dấu đã đóng Cách đóng dấu Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Sử dụng trong trường hợp - Văn bản nhiều phụ lục kèm theo - Người chịu trách nhiệm ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình Những loại văn bản bao gồm 2 tờ trở lên đều được sử dụng dấu giáp lai Ý nghĩa pháp lý Để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Văn bản thường dùng - Hóa đơn - Các văn bản mang tính thông báo trong cơ quan, tổ chức. - Thường được sử dụng khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng. - Ảnh chứng minh nhân dân - Bằng cấp các loại hay các công văn có dán ảnh. Ví dụ
Hướng dẫn sử dụng con dấu đúng luật
Ảnh minh họa: Sử dụng con dấu đúng luật Con dấu được sử dụng để đóng dấu trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Vậy sử dụng con dấu như thế nào là đúng luật? Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư hướng dẫn sử dụng con dấu như sau: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Cụ thể: + Đối với dấu treo: Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. + Dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. + Dấu nổi: Là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. (Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Công ty có được đóng dấu treo lên văn bản không phải do công ty phát hành?
Enable GingerThưa Luật sư, Xin vui lòng tư vấn giúp, hiện tại tôi đang thắc mắc có nên đóng dấu treo của công ty lên 1 văn bản mà văn bản đó không do công ty tôi phát hành ra (là 1 loại giấy phép điện tử do bộ y tế phát hành) vậy tôi có được quyền đóng dấu treo của công ty tôi lên giấy phép này không ạ?
Hướng dẫn phân biệt và cách đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Vậy, việc đóng dấu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định nhưng việc sử dụng phải tuân theo những nguyên tắc sau: Đối với dấu treo: Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Việc đóng dấu giáp lai trên tất cả các tờ của văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu nổi: Là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. (Nghị định 99/2016/NĐ-CP) Việc sử dụng con dấu phải tuân thủ nguyên tắc: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. >>> Hướng dẫn đóng dấu, ký tên đúng chuẩn pháp luật áp dụng từ 05/03/2020: Xem TẠI ĐÂY
Sao y hóa đơn có dấu treo được không?
Tham khảo: >>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai; >>> Những điều cần biết về việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo; >>> Cơ quan nào - chứng thực giấy tờ gì: Tất tần tật tại đây; Theo quy định thì "Dấu treo" là dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được sử dụng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính), vì thông thường tên của cơ quan, tổ chức được viết phía trên bên trái và trên đầu "Hóa đơn" là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Vậy trong trường hợp hóa đơn có dấu treo thì có thuộc trường hợp sao y được không? Căn cứ quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, tại Điều 2 nêu ra các khái niệm như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Căn cứ thêm quy định tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định về các loại và hình thức hóa đơn được quy định tại như sau: - Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: + Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; + Hoạt động vận tải quốc tế; +Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; + Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… - Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Căn cứ tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong các trường hợp sau: >>>Bạn xem chi tiết TẠI ĐÂY; "6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền" Theo đó, từ căn cứ trên cho thấy hóa đơn không phải là loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận nên không thuộc trường hợp chứng thực (hay còn gọi là sao y). Do đó, trường hợp bạn đem hóa đơn có dấu treo đi sao y sẽ không được chứng thực theo quy định.
Văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai?
>>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai Trường hợp sử dụng DẤU TREO: Đó là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán. Trường hợp sử dụng DẤU GIÁP LAI: Đó là tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nêu trên có từ 2 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt, việc đóng dấu giáp lai để trên tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo. Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cách đóng dấu như sau: 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Như vậy, Nghị định này không đưa ra những loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai hay dấu treo mà vấn đề này sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành cụ thể ban hành. Ví dụ: Tổng cục Hải quan ban hành công văn 6550/TCHQ-VP về việc đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản như sau: 1. Đóng dấu treo: a) Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. 2. Những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai: * Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); - Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu;
Văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai?
Nhắc đến vấn đề con dấu thì có rất nhiều thứ phải nói, hôm nay mình sẽ đi đến vấn đề liên quan đến việc văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai. Mời bạn xem nội dung dưới đây: Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về Đóng dấu: 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Hiện tại, các văn bản hiện hành mình chưa thấy có quy định cụ thể về việc văn bản nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo mà vấn đề này sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành cụ thể ban hành. Ví dụ: Tổng cục hải quan thuộc Bộ Tài chính đã ban hành Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012, trong đó nêu rõ những loại văn bản phải: Đóng dấu treo: - Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đóng dấu giáp lai: a) Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); - Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; b) Đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành: Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải quan cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: cung cấp hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng…) thì cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan hải quan. c) Đối với các văn bản khác: Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. Xem cách đóng dấu treo, dấu giáp lai: TẠI ĐÂY
Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai
Các văn bản có đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp. Hiểu rõ tính pháp lý của việc đóng dấu treo và dấu giáp lai là điều cần thiết để tránh những sai sót có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu có quy định ý nghĩa của con dấu là thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này. Dấu treo Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. Dấu giáp lai Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Dấu treo và dấu giáp lai mặc dù đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành tuy nhiên liệu chúng có khẳng định giá trị pháp lý của văn bản hay không vẫn còn là một vấn đề chưa rõ ràng. Nhìn chung, giá trị pháp lý của văn bản có thể không chỉ được xác định qua dấu treo và giáp la mà còn căn cứ vào các yếu tố khác như chữ ký của người có thẩm quyền, hơn nữa, việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó, do đó, cần tùy thuộc vào các trường hợp khác nhau để đưa ra nhận định.
Khi nào cần đóng dấu giáp lai? Đóng dấu giáp lai sao cho đúng?
Dấu giáp lai là gì? Trường hợp nào cần đóng dấu giáp lai? Bài viết sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến vấn đề này và hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai sao cho đúng. Khi nào cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật... đều sẽ được đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo về tính chân thực, hợp pháp của văn bản. Việc đóng và sử dụng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản và có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt với các trường hợp phát sinh tranh chấp trước tòa. Tại Điều 49 Luật công chứng 2014 có quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Như vậy, dấu giáp lai sẽ được dùng tại văn bản như các hợp đồng, giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Đóng dấu giáp lai như thế nào cho đúng? Căn cứ tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Đồng thời, Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau: - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. - Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Hướng dẫn đóng dấu chữ ký sao cho đúng Theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau: - Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Hướng dẫn đóng dấu treo sao cho đúng Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản. Tham khảo: Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo Phân biệt Dấu treo Dấu giáp lai Khái niệm Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. Trường hợp Dấu treo được đóng khi: - Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. - Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành. - Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu. Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. Mục đích - Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành. - Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. - Xác thực văn bản nhiều tờ. - Xác thực thứ tự các tờ. - Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. Cách đóng dấu - Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN. - Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. - Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau. - Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Văn bản thường dùng - Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp. - Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. - Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. - Bản sao các văn bản do DN sao y. Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. Tính pháp lý Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
Phân biệt sự khác nhau giữa dấu treo và dấu giáp lai
Trong quá trình làm việc và học tập hay kể cả trong đời sống, chúng ta thường bắt gặp nhiều văn bản sử dụng đến con dấu. Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa phân biệt được trường hợp nào sẽ dùng dấu gì? Điển hình là dấu treo và dấu giáp lai, bài viết sau đây sẽ giúp bạn đọc phân biệt rõ 02 dấu này. Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch. Dấu treo là gì? Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Cách đóng dấu giáp lai và dấu treo thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như sau: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo Phân biệt Dấu treo Dấu giáp lai Khái niệm Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. Trường hợp Dấu treo được đóng khi: - Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. - Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành. - Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu. Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. Mục đích - Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành. - Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. - Xác thực văn bản nhiều tờ. - Xác thực thứ tự các tờ. - Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. Cách đóng dấu - Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN. - Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. - Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau. - Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Văn bản thường dùng - Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp. - Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. - Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. - Bản sao các văn bản do DN sao y. Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. Tính pháp lý Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
05 tiêu chí phân biệt đóng dấu treo, dấu giáp lai
Ảnh minh họa: Phân biệt dấu treo, dấu giáp lai Dấu treo, dấu giáp lai là gì? Đóng như thế nào? Tính pháp lý ra sao? Dưới đây là nội dung so sánh hai loại dấu này mọi người có thể tham khảo và bổ sung nếu có ý kiến nhé! Dấu treo Dấu giáp lai Bản chất Là việc sử dụng con dấu DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Là việc sử dụng con dấu DN đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản sao cho khi ghép các tờ đã đóng dấu tạo thành hình dấu đã đóng Cách đóng dấu Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Sử dụng trong trường hợp - Văn bản nhiều phụ lục kèm theo - Người chịu trách nhiệm ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình Những loại văn bản bao gồm 2 tờ trở lên đều được sử dụng dấu giáp lai Ý nghĩa pháp lý Để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Văn bản thường dùng - Hóa đơn - Các văn bản mang tính thông báo trong cơ quan, tổ chức. - Thường được sử dụng khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng. - Ảnh chứng minh nhân dân - Bằng cấp các loại hay các công văn có dán ảnh. Ví dụ
Hướng dẫn sử dụng con dấu đúng luật
Ảnh minh họa: Sử dụng con dấu đúng luật Con dấu được sử dụng để đóng dấu trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Vậy sử dụng con dấu như thế nào là đúng luật? Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư hướng dẫn sử dụng con dấu như sau: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Cụ thể: + Đối với dấu treo: Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. + Dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. + Dấu nổi: Là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. (Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Công ty có được đóng dấu treo lên văn bản không phải do công ty phát hành?
Enable GingerThưa Luật sư, Xin vui lòng tư vấn giúp, hiện tại tôi đang thắc mắc có nên đóng dấu treo của công ty lên 1 văn bản mà văn bản đó không do công ty tôi phát hành ra (là 1 loại giấy phép điện tử do bộ y tế phát hành) vậy tôi có được quyền đóng dấu treo của công ty tôi lên giấy phép này không ạ?
Hướng dẫn phân biệt và cách đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Vậy, việc đóng dấu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định nhưng việc sử dụng phải tuân theo những nguyên tắc sau: Đối với dấu treo: Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái. Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Việc đóng dấu giáp lai trên tất cả các tờ của văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu nổi: Là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. (Nghị định 99/2016/NĐ-CP) Việc sử dụng con dấu phải tuân thủ nguyên tắc: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. >>> Hướng dẫn đóng dấu, ký tên đúng chuẩn pháp luật áp dụng từ 05/03/2020: Xem TẠI ĐÂY
Sao y hóa đơn có dấu treo được không?
Tham khảo: >>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai; >>> Những điều cần biết về việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo; >>> Cơ quan nào - chứng thực giấy tờ gì: Tất tần tật tại đây; Theo quy định thì "Dấu treo" là dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được sử dụng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính), vì thông thường tên của cơ quan, tổ chức được viết phía trên bên trái và trên đầu "Hóa đơn" là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Vậy trong trường hợp hóa đơn có dấu treo thì có thuộc trường hợp sao y được không? Căn cứ quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, tại Điều 2 nêu ra các khái niệm như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Căn cứ thêm quy định tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định về các loại và hình thức hóa đơn được quy định tại như sau: - Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: + Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; + Hoạt động vận tải quốc tế; +Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; + Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… - Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Căn cứ tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong các trường hợp sau: >>>Bạn xem chi tiết TẠI ĐÂY; "6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền" Theo đó, từ căn cứ trên cho thấy hóa đơn không phải là loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận nên không thuộc trường hợp chứng thực (hay còn gọi là sao y). Do đó, trường hợp bạn đem hóa đơn có dấu treo đi sao y sẽ không được chứng thực theo quy định.
Văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai?
>>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai Trường hợp sử dụng DẤU TREO: Đó là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán. Trường hợp sử dụng DẤU GIÁP LAI: Đó là tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nêu trên có từ 2 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt, việc đóng dấu giáp lai để trên tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo. Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cách đóng dấu như sau: 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Như vậy, Nghị định này không đưa ra những loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai hay dấu treo mà vấn đề này sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành cụ thể ban hành. Ví dụ: Tổng cục Hải quan ban hành công văn 6550/TCHQ-VP về việc đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản như sau: 1. Đóng dấu treo: a) Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. 2. Những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai: * Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); - Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu;
Văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai?
Nhắc đến vấn đề con dấu thì có rất nhiều thứ phải nói, hôm nay mình sẽ đi đến vấn đề liên quan đến việc văn bản nào phải đóng dấu treo, dấu giáp lai. Mời bạn xem nội dung dưới đây: Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về Đóng dấu: 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Hiện tại, các văn bản hiện hành mình chưa thấy có quy định cụ thể về việc văn bản nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo mà vấn đề này sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành cụ thể ban hành. Ví dụ: Tổng cục hải quan thuộc Bộ Tài chính đã ban hành Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012, trong đó nêu rõ những loại văn bản phải: Đóng dấu treo: - Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đóng dấu giáp lai: a) Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); - Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; b) Đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành: Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải quan cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: cung cấp hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng…) thì cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan hải quan. c) Đối với các văn bản khác: Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. Xem cách đóng dấu treo, dấu giáp lai: TẠI ĐÂY
Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai
Các văn bản có đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp. Hiểu rõ tính pháp lý của việc đóng dấu treo và dấu giáp lai là điều cần thiết để tránh những sai sót có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu có quy định ý nghĩa của con dấu là thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này. Dấu treo Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. Dấu giáp lai Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Dấu treo và dấu giáp lai mặc dù đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành tuy nhiên liệu chúng có khẳng định giá trị pháp lý của văn bản hay không vẫn còn là một vấn đề chưa rõ ràng. Nhìn chung, giá trị pháp lý của văn bản có thể không chỉ được xác định qua dấu treo và giáp la mà còn căn cứ vào các yếu tố khác như chữ ký của người có thẩm quyền, hơn nữa, việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó, do đó, cần tùy thuộc vào các trường hợp khác nhau để đưa ra nhận định.