Bảo quản tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước
Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Do đó, đây là một trong những hoạt động quan trọng của hoạt động lưu trữ. Theo Điều 42 Quyết định 93/QĐ-KTNN 2023 có quy định về các cách thức bảo quản tài liệu hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán nhà nước. 1. Đối với hồ sơ lưu trữ giấy Hồ sơ lưu trữ giấy phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Hồ sơ phải được bảo quản trong hộp (cặp) chuyên dụng, có nhãn hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ quản lý và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn cho tài liệu. 2. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ) để đề phòng trường hợp mất, hỏng dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi. Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử. 3. Trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng KTNN, Chánh Văn phòng các KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm chỉ đạo việc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu; thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho và tài liệu lưu trữ. Trưởng phòng Tổng hợp tại các đơn vị tham mưu, KTNN chuyên ngành có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ tại đơn vị. Trung tâm Tin học có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc trong việc hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên hệ thống. Công chức trực tiếp làm công tác lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và KTNN về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu phải được để trong cặp, hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho. Qua đó, chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ rất quan trọng đối với tất cả các ban ngành nói chung và Kiểm toán nhà nước nói riêng. Cho nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ cũng rất quan trọng để bảo vệ được kho dữ liệu phục vụ công việc.
Hướng dẫn soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính trong lưu trữ giáo dục
Ngày 08/11/2023 Bộ GD&ĐT đã ban hành Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Theo đó, Bộ GD&ĐT hướng dẫn soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính trong lưu trữ ngành giáo dục như sau: (1) Soạn thảo văn bản hành chính trong công tác văn thư ngành giáo dục - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. - Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. - Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống E-Office và cập nhật các thông tin cần thiết. - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống E-Office, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. - Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, lãnh đạo Bộ và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. (2) Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt - Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. - Trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. (3) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Đối với văn bản do lãnh đạo Bộ ký ban hành Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về trình tự, nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. - Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký ban hành Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành. - Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xác định độ mật, độ khẩn hoặc trình người có thẩm quyền quyết định theo quy định. (4) Ký ban hành văn bản trong công tác văn thư ngành giáo dục - Thẩm quyền ký ban hành văn bản cấp lãnh đạo Bộ + Bộ trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Bộ GD&ĐT ban hành. + Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng khi được giao và phải báo cáo Bộ trưởng văn bản đã ký thay (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). + Trong trường hợp đặc biệt, Lãnh đạo Bộ có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị ký thừa ủy quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của Bộ GDĐT. Nội dung ký thừa ủy quyền phải báo cáo Lãnh đạo Bộ sau khi phát hành (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). - Thẩm quyền ký ban hành văn bản cấp lãnh đạo đơn vị + Bộ trưởng, Thứ trưởng giao Chánh Văn phòng, người đứng đầu đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản theo quy định tại các quyết định của Bộ trưởng Bộ GDĐT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ GDĐT, theo Quy chế làm việc và theo từng văn bản cụ thể. + Văn bản ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng phải được Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực phê duyệt về nội dung trước khi ký ban hành. Tất cả các văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng đều phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). + Không được ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng các văn bản hành chính có nội dung mang tính quy phạm pháp luật, quyết định hành chính hoặc sự chỉ đạo bắt buộc thực hiện nếu không được ủy quyền bằng văn bản của Bộ trưởng. + Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó của đơn vị ký thay. Văn bản ký thừa lệnh thay phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực và người đứng đầu đơn vị (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). - Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân công, phân cấp quản lý và có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của mình. Không được dùng con dấu của Bộ GDĐT để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị (trừ khoản 2 Điều này) và không được nhân danh Bộ trưởng khi sử dụng con dấu của đơn vị. - Người ký ban hành văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. - Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. - Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số theo quy định hiện hành. Xem thêm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có hiệu lực từ ngày 08/11/2023.
Bảo quản tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ của Kiểm toán nhà nước
Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Do đó, đây là một trong những hoạt động quan trọng của hoạt động lưu trữ. Theo Điều 42 Quyết định 93/QĐ-KTNN 2023 có quy định về các cách thức bảo quản tài liệu hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán nhà nước. 1. Đối với hồ sơ lưu trữ giấy Hồ sơ lưu trữ giấy phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Hồ sơ phải được bảo quản trong hộp (cặp) chuyên dụng, có nhãn hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ quản lý và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn cho tài liệu. 2. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ) để đề phòng trường hợp mất, hỏng dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi. Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử. 3. Trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng KTNN, Chánh Văn phòng các KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm chỉ đạo việc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu; thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho và tài liệu lưu trữ. Trưởng phòng Tổng hợp tại các đơn vị tham mưu, KTNN chuyên ngành có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ tại đơn vị. Trung tâm Tin học có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc trong việc hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên hệ thống. Công chức trực tiếp làm công tác lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và KTNN về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu phải được để trong cặp, hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho. Qua đó, chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ rất quan trọng đối với tất cả các ban ngành nói chung và Kiểm toán nhà nước nói riêng. Cho nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ cũng rất quan trọng để bảo vệ được kho dữ liệu phục vụ công việc.
Hướng dẫn soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính trong lưu trữ giáo dục
Ngày 08/11/2023 Bộ GD&ĐT đã ban hành Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Theo đó, Bộ GD&ĐT hướng dẫn soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính trong lưu trữ ngành giáo dục như sau: (1) Soạn thảo văn bản hành chính trong công tác văn thư ngành giáo dục - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. - Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. - Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống E-Office và cập nhật các thông tin cần thiết. - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống E-Office, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. - Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, lãnh đạo Bộ và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. (2) Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt - Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. - Trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. (3) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Đối với văn bản do lãnh đạo Bộ ký ban hành Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về trình tự, nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. - Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký ban hành Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành. - Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xác định độ mật, độ khẩn hoặc trình người có thẩm quyền quyết định theo quy định. (4) Ký ban hành văn bản trong công tác văn thư ngành giáo dục - Thẩm quyền ký ban hành văn bản cấp lãnh đạo Bộ + Bộ trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Bộ GD&ĐT ban hành. + Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng khi được giao và phải báo cáo Bộ trưởng văn bản đã ký thay (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). + Trong trường hợp đặc biệt, Lãnh đạo Bộ có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị ký thừa ủy quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của Bộ GDĐT. Nội dung ký thừa ủy quyền phải báo cáo Lãnh đạo Bộ sau khi phát hành (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). - Thẩm quyền ký ban hành văn bản cấp lãnh đạo đơn vị + Bộ trưởng, Thứ trưởng giao Chánh Văn phòng, người đứng đầu đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản theo quy định tại các quyết định của Bộ trưởng Bộ GDĐT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ GDĐT, theo Quy chế làm việc và theo từng văn bản cụ thể. + Văn bản ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng phải được Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực phê duyệt về nội dung trước khi ký ban hành. Tất cả các văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng đều phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). + Không được ký thừa lệnh (TL) Bộ trưởng các văn bản hành chính có nội dung mang tính quy phạm pháp luật, quyết định hành chính hoặc sự chỉ đạo bắt buộc thực hiện nếu không được ủy quyền bằng văn bản của Bộ trưởng. + Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó của đơn vị ký thay. Văn bản ký thừa lệnh thay phải gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực và người đứng đầu đơn vị (thể hiện tại phần nơi nhận văn bản). - Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân công, phân cấp quản lý và có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định của mình. Không được dùng con dấu của Bộ GDĐT để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị (trừ khoản 2 Điều này) và không được nhân danh Bộ trưởng khi sử dụng con dấu của đơn vị. - Người ký ban hành văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. - Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. - Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số theo quy định hiện hành. Xem thêm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có hiệu lực từ ngày 08/11/2023.
