Điều tiên quyết khi xử lý kỷ luật lao động, đó là: Doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

Và, với mỗi hành vi vi phạm chỉ được lựa chọn áp dụng 01 trong 03 hình thức xử lý kỷ luật lao động là:

- Khiển trách.

- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức.

- Sa thải - xem chi tiết các trường hợp áp dụng hình thức này tại công việc xử lý kỷ luật sa thả người lao động.

Tuyệt đối không được áp dụng biện pháp gây xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động; hoặc, dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động.

Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc và tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo trình tự như sau:

1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;

Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 12 tháng.

2. Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong các khoảng thời gian sau đây:

- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động.

- Đang bị tạm giữ, tạm giam.

- Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp.

- Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản, đang nuôi đứa trẻ mang thai hộ dưới 12 tháng tuổi.

- Đang nuôi con đẻ, con nuôi hợp pháp dưới 12 tháng tuổi.

Khi kết thúc các thời gian này mà hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động; thì được phép kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động thêm tối đa 60 ngày, kể từ ngày kết thúc các thời gian nêu trên.

3. Việc xử lý kỷ luật lao động phải được tiến hành thông qua một cuộc họp có sự tham dự của ít nhất 03 bên; do đó, chậm nhất 05 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp, doanh nghiệp (cụ thể là: người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đã được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động với người lao động đang xem xét xử lý kỷ luật) phải gửi văn bản Thông báo mời hợp về việc xử lý kỷ luật lao động đến 02 bên còn lại là:

- Tổ chức đại diện tập thể lao động tại doanh nghiệp, đó là: Ban chấp hành Công đoàn tại doanh nghiệp hoặc Ban chấp hành Công đoàn cấp trên trực tiếp (nếu tại doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn).

- Người lao động và cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của người lao động (nếu là người lao động chưa thành niên - dưới 18 tuổi)

Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động chỉ được tiến hành khi có mặt đầy đủ các bên đã được thông báo. Nếu có bất kỳ sự vắng mặt nào thì doanh nghiệp phải gửi lại văn bản thông báo cho tất cả các bên. Tuy nhiên, sau 03 lần thông báo lại bằng văn bản như vậy, mà vẫn có sự vắng mặt của một trong các bên thì doanh nghiệp được quyền tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.

Tổ chức cuộc họp này không có nghĩa là đương nhiên người lao động đã có hành vi vi phạm hay chắc chắn sẽ bị xử lý kỷ luật lao động; mà, thông qua cuộc họp này, doanh nghiệp phải chứng minh được lỗi của người lao động và người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa cho mình.

Các bên phải bố trí người lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động ; trong đó, có đầy đủ chữ ký của các bên tham dự và người lập biên bản. Trường hợp nào đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do.

Từ biên bản này, nếu kết luận người lao động vi phạm kỷ luật lao động thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có văn bản Quyết định xử lý kỷ luật lao động nêu rõ hình thức xử lý được áp dụng và gửi đến các bên tham dự phiên họp xử lý kỷ luật lao động đã diễn ra.

Cuộc họp và quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được tổ chức, lập trong thời hạn của thời hiệu hoặc kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

4. Sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động, doanh nghiệp có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động nếu xét thấy vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp và để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh.

Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày. Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc.

Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc; thêm vào đó:

- Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng.

- Trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động thì được người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc.

5. Người lao động bị khiển trách sau 03 tháng, hoặc bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương sau 06 tháng, kể từ ngày bị xử lý, nếu không tái phạm thì đương nhiên được xoá kỷ luật. Trường hợp bị xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức cách chức thì sau thời hạn 03 năm, nếu tiếp tục vi phạm kỷ luật lao động thì không bị coi là tái phạm.

Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương sau khi chấp hành được một nửa thời hạn nếu sửa chữa tiến bộ, có thể được người sử dụng lao động xét giảm thời hạn.

Tái phạm là việc người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật khi chưa được xóa kỷ luật.