Về căn cứ pháp lý, khoản 1 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:

'Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:

1. Sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 2 như sau:

"2. "Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;

3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành"'.

Như vậy, Bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Nhưng thường các vị lãnh đạo chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.