Khái niệm “Trích lục” chắc hẳn đã không còn quá xa lạ. Trong thực tế cuộc sống thì có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục – không chỉ riêng hộ tịch; nhưng bài viết hôm nay sẽ làm rõ tất tần tật những vấn đề liên quan đến trích lục hộ tịch.

1. Trích lục hộ tịch là gì?

Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 định nghĩa về trích lục hộ tịch như sau:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính

Trích lục hộ tịch bao gồm: trích lục bản sao giấy khai sinh, trích lục bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, trích lục bản sao giấy khai tử…

2. Giá trị pháp lý của bản trích lục

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương đương như bản chính và được sử dụng thay thế bản chính trong việc thực hiện các giao dịch.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện trích lục hộ tịch

- Tờ khai thao Mẫu quy định (tùy loại giấy tờ hộ tịch mà bạn muốn trích lục là gì)

- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

- Xuất trình một trong các loại giấy tờ sau: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc loại giấy tờ có dán ảnh khác để chứng minh về nhân thân (quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

4. Có thể gửi hồ sơ đề nghị trích lục hộ tịch qua đường bưu chính

Cụ thể, nếu người yêu cầu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc muốn nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải gửi nộp lệ phí đăng ký hộ tịch, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch nếu không thuộc diện được miễn lệ phí và chi phí trả kết quả qua hệ thống bưu chính. Người tiếp nhận hồ sơ ghi rõ phương thức trả kết quả trong giấy tiếp nhận (quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

5. Thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch

Căn cứ theo Điều 63 Luật hộ tịch 2014 quy định: Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Như vậy, khi cá nhân có nhu cầu được cấp trích lục hộ tịch thi chỉ cần đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch mà không cần phụ thuộc vào nơi cư trú. Thực tế, khi muốn được cấp trịc lục hộ tịch, cá nhân sẽ nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện hoặc cấp xã nơi giữ sổ gốc thông tin hộ tịch để được trích lục.

6. Thời hạn giải quyết và lệ phí

- Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo (quy định tại Điều 5 Luật hộ tịch 2014)

- Lệ phí: không quá 8.000 đồng/1 bản sao (quy định tại Thông tư 179/2015/TT-BTC)

*Tải mẫu tờ khai tại đây: