>>> ưu, nhược điểm của HĐĐT và HĐ thường

>>> Quy định về Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được triển khai đại trà theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ/CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ. Tuy nhiên, nhận thức xã hội về HĐĐT còn hạn chế và việc áp dụng còn nhiều vấn đề cần điều chỉnh.

Để sử dụng HĐĐT, trước hết các DN cần phải lựa chọn tổ chức cung cấp chứng thư số (T-VAN) hợp pháp, đáng tin cậy để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử. Theo quy định, thì các tổ chức T-VAN phải đảm bảo đủ điều kiện về mặt kỹ thuật và được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều tổ chức cùng quảng cáo dịch vụ cung cấp giải pháp HĐĐT mà DN không thể phân biệt, đâu là đáng tin cậy để ký hợp đồng.

Hơn nữa, một số chỉ tiêu mà người sử dụng không thể kiểm chứng được như: hệ thống thiết bị, kỹ thuật; năng lực của đội ngũ nhân sự kỹ thuật; khả năng sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu; an toàn hệ thống luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho DN, nếu xảy ra sự cố. Do đó, DN cần có sự đảm bảo của cơ quan thuế khi công bố các nhà cung cấp đủ điều kiện để phòng tránh thiệt hại. Thực tế sử dụng HĐĐT của một số đơn vị đã phát sinh một số trục trặc như: hóa đơn chuyển đi không đúng địa chỉ, hệ thống của đơn vị cung cấp bị lỗi, nhất là sự cố mất điện. Điều này đòi hỏi đơn vị cung cấp (hoặc cơ quan thuế) cần soạn thảo cẩm nang sử dụng phần mềm HĐĐT để DN có thể xử lý khi cần thiết.

Bên cạnh đó, khi thiết kế và sử dụng HĐĐT, một số DN gặp khó khi ký xác nhận trên hóa đơn. Theo quy định thì HĐĐT chỉ được sử dụng chữ ký số, ngoại trừ HĐĐT chuyển đổi có chữ ký tươi của người chuyển đổi (có thể có dấu bên bán), không có chữ ký người đại diện bên bán. Tuy nhiên, pháp luật chưa có qui định về ủy quyền ký của người chuyển đổi, nên việc ký trên HĐĐT không có nhiều giá trị pháp lý. Trong khi đó, hầu hết các DN mua hàng đều yêu cầu cung cấp HĐĐT chuyển đổi in giấy, thậm chí còn yêu cầu có chữ ký và đóng dấu ở phần chữ ký người bán như hóa đơn đỏ trước kia. Điều đó làm cho mục đích tạo sự tiện lợi, tiết giảm chi phí của HĐĐT khó trở thành hiện thực. 

Một vấn đề khác là, để thuận lợi cho việc sử dụng HĐĐT, hệ thống phần mềm HĐĐT cần phải được kết nối với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN. Đây là nhu cầu thiết yếu của công tác kế toán, tuy nhiên cũng là khó khăn mà hiện nay các DN đang phải giải quyết. Đối với phần mềm bán hàng thì việc kết nối thường đơn giản, nhưng kết nối phần mềm kế toán đòi hỏi phần mềm Việt Nam, hoặc phần mềm quốc tế được điều chỉnh lại. Trong khi đó, các DN có quy mô lớn thường sử dụng phần mềm quốc tế, nên việc điều chỉnh kết nối thường không dễ dàng và tốn kém khá nhiều kinh phí. Điều quan trọng là, khi phần mềm HĐĐT hiện nay hoạt động chưa ổn định, thì việc kết nối là công việc khó khăn đối với kế toán DN. Đòi hỏi cơ quan quản lý nhà nước cần nhanh chóng đưa ra giải pháp tốt nhất cho DN áp dụng.

Mặt khác, theo quy định hiện hành, HĐĐT bao gồm loại có mã xác thực của cơ quan thuế và loại không có mã xác thực. Với nhu cầu an toàn, hầu hết các DN đều có nhu cầu sử dụng HĐĐT có mã xác thực. Điều này tạo áp lực cho hệ thống quản lý mã xác thực, đồng thời đòi hỏi hệ thống thiết bị của cơ quan thuế phải có dung lượng lợn, cấu hình mạnh để đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong trường hợp khác, cần cam kết mang tính pháp lý về sự an toàn của hệ thống T-VAN, nếu hệ thống máy chủ của cơ quan thuế không đủ lớn để đáp ứng hết yêu cầu HĐĐT mã xác thực cho tất cả các DN.

Áp dụng HĐĐT trong kê khai, quản lý thuế là chủ trương lớn, đáp ứng như cầu phát triển xã hội văn minh. Tuy nhiên, việc phát triển công nghệ hiện đại trên nền tảng cơ sở hạ tầng chưa thực sự hoàn chỉnh và nhận thức xã hội chưa đầy đủ có thể sẽ phát sinh nhiều bất cập, đòi hỏi phải theo dõi, điều chỉnh kịp thới. Do đó, bên cạnh việc tổ chức hội thảo, triển khai sử dụng HĐĐT trong cộng đồng thì cơ quan quản lý nhà nước cần tiếp tục nghiên cứu, triển khai thí điểm nhằm đưa ra giải pháp hiệu quả nhất phục vụ cho cộng đồng, DN.

Luật sư Nguyễn Đức Nghĩa TGĐ đại lý thuế Trí Nguyễn
Tapchithue