Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ - NXB Từ điển Bách khoa - 2007 thì: Ký tên là viết thay tên họ mình theo lối riêng để người khác không bắt chước được. Còn theo Đại từ điển Tiếng Việt do GS.TS Nguyễn Như Ý chủ biên- NXB ĐH Quốc gia TP HCM - 2009 thì ký tên là tự ghi tên mình theo ký hiệu riêng và cố định để xác định trách nhiệm đối với văn bản nào đó.

Đối với công tác văn thư hiện nay ở nước ta, Chính phủ quy định: ởã cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

Tuy nhiên, trong văn bản của một số các cơ quan và tổ chức phát hành, ngoài chữ ký của người đứng đầu có thẩm quyền và con dấu cơ quan, có nhiều văn bản xuất hiện thêm 1 - 2 có khi 3 chữ ký ngắn, nhỏ ở phần cuối văn bản, có nơi gọi đó là ký tắt, cũng có nơi gọi là ký nháy.

Ký tắt, ký nháy là gì? Khái niệm, giá trị pháp lý của nó thế nào?

Theo quan niệm khá phổ biến của nhiều cơ quan, ký tắt, ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản giúp cho người ký chính thức văn bản yên tâm về văn bản được phát hành đúng pháp luật.

Cũng cùng mục đích như trên, nhưng có những cơ quan như: Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch; Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ, Trường Đại học Thủy sản... thì quy định và gọi là ký tắt; còn những cơ quan như: Bộ Thủy sản, Viện Vật lý và điện tử thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, UBND các quận Cẩm Lệ (Đà Nẵng); Tây Hồ (Hà Nội); Đồ Sơn (Hải Phòng); Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Đà Nẵng, Ban Thi đua khen thưởng Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh... thì quy định và gọi là ký nháy.

Thực ra, hai cách gọi này không đồng nghĩa với nhau và cũng có nhiều cách định nghĩa, khái niệm khác nhau.

Ký tắt là gì?

Từ điển Tiếng Việt của tác giả Vĩnh Tịnh - Viện Ngôn ngữ, NXB Lao Động 2006 và Từ điển Tiếng Việt của nhóm tác giả Hùng Thắng, Thanh Hương, Bàng Cẩm, Minh Nhựt – NXB Thống kê 2006 có định nghĩa: “Ký tắt là ký với chữ ký tắt, không phải như chữ ký thường”(?). Còn theo Từ điển Tiếng Việt Ngôn ngữ học Việt Nam của nhóm tác giả Minh Tân, Thanh Nghi, Xuân Lâm – NXB Thanh Hóa 1998 thì ký tắt là kí để ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức.

Trong một phạm vi khác, ký tắt là một hành vi được luật hóa, quy định tại điều 2 Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế 2005, trong đó có giải thích từ ngữ:“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài.” Như vậy, ký tắt là việc các vị đại diện của các bên tham gia đàm phán, soạn thảo ký xác nhận văn bản. Trong đó, dự thảo là văn bản đã được thông qua, có giá trị pháp lý rõ ràng và chắc chắn không phải là chữ ký tắt như các cách hiểu thông thường mà một số cơ quan đã quy định và thực hiện như nói ở trên.

Về ký nháy, qua tra cứu nhiều tài liệu nhưng chưa tìm thấy khái niệm hay định nghĩa nào nói về ký nháy.

Thực tế ở nước ta, có một số văn bản khi phát hành có chữ ký gọi là ký tắt, ký nháy khá to, rõ; lại có chữ ký nằm sau phần “TM.UBND…”  hoặc sau, trên chữ ký của “BỘ TRƯỞNG BỘ…” (Thông tư Liên tịch 06/2011/TTLT/BNV-BGDĐT) làm cho người đọc văn bản thấy phản cảm và có suy nghĩ khác nhau về chữ ký chính thức của người có thẩm quyền.

Hiện nay, thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính  được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ không quy định việc ký tắt, ký nháy. Như vậy, việc để các chữ gọi là ký tắt, ký nháy xuất hiện trong văn bản khi phát hành là trái quy định của pháp luật.

Để góp phần hoàn thiện các quy định về hình thức, thể thức văn bản quản lý hành chính công, trước hết các cơ quan quản lý công không nên để các chữ ký gọi là ký tắt, ký nháy xuất hiện trong văn bản của cơ quan mình khi ban hành và phát hành rộng rãi ra công chúng.

Đồng thời, cơ quan có chức năng cần yêu cầu các cơ quan ban hành văn bản phải tuân thủ đúng về thể thức văn bản QPPL và văn bản hành chính được quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; hướng dẫn thực hiện điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP và hướng dẫn công tác kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Ngoài ra, đối với một số văn bản quan trọng cần phải có chữ ký của người kiểm tra văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành thì có thể hướng dẫn thống nhất về ký kiểm tra (không nên gọi là ký tắt, ký nháy) theo hướng: quy định rõ thẩm quyền và phạm vi chịu trách nhiệm của người ký; hình thức, kích thước và phải đăng ký chữ ký kiểm tra văn bản với cơ quan thẩm quyền; trên mỗi tờ văn bản (nếu văn bản có nhiều tờ) đều phải có chữ ký kiểm tra; về vị trí chữ ký kiểm tra trên mỗi tờ văn bản, nên có một ô nhỏ cuối văn bản và chỉ được ký trong phạm vi ô đó. Chữ ký kiểm tra chỉ ký trên “bản gốc văn bản” để lưu hồ sơ và chỉ lưu hành nội bộ cơ quan; khi ban hành “bản chính văn bản” và sao chụp phát hành đến các đối tượng thi hành thì phải xử lý kỹ thuật, không nên để hiển thị phần chữ kiểm tra.

Nguồn: Luật Minh Khuê