Trong thời gian qua, việc cải cách các thủ tục hành chính đã và đang mang lại hiệu quả, đánh giá cao từ phía người dân và doanh nghiệp… Tuy nhiên, việc giải quyết các thủ tục hành chính tại địa phương vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế.

Nhất là số lượng thủ tục hành chính hiện nay lên tới hàng trăm nghìn mỗi ngày nhưng việc tiếp nhận, giải quyết vẫn mang tính thủ công, quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết này vẫn còn hạn chế. Nên chủ yếu người có nhu cầu làm thủ tục hành chính phải đến trực tiếp cơ quan giải quyết.

Việc phải đến trụ sở giải quyết trở thành áp lực không chỉ với những người có nhu cầu và với cả cơ quan giải quyết, dễ nảy sinh sách nhiễu, phiền hà cho người làm thủ tục của không ít cán bộ, công chức hiện này. Việc đến trực tiếp cơ quan giải quyết còn tốn thời gian, chi phí, công sức của người có yêu cầu, nhất là những người ở vùng sâu, vùng xa.

Nhận thấy được tình hình này, việc ra đời Quyết định về việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua bưu điện là điều cần thiết.

Quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua bưu điện như sau:

Bước 1: Nhận và chuyển phát hồ sơ thủ tục hành chính

Bạn phải cùng với nhân viên bưu điện kiểm đếm, lập danh mục tài liệu, văn bản có trong hồ sơ. Nếu thiếu so với quy định thì nhân viên bưu điện sẽ hướng dẫn bổ sung đầy đủ.

Sau đó, 02 bên cùng ký vào Phiếu giao nhận hồ sơ, nhân viên bưu điện trực tiếp đóng gói, niêm phong hồ sơ để chuyển phát.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ do bưu điện chuyển đến

Nhân viên bưu điện và người tiếp nhận cùng kiểm tra hồ sơ nhận được, bảo đảm phù hợp với danh mục, số lượng đã được xác định tại Phiếu giao nhận hồ sơ, 02 bên cùng ký vào Biên bản tiếp nhận hồ sơ đựơc chuyển đến.

Lưu ý: Thời điểm nộp chính là thời điểm 02 bên ký Biên bản tiếp nhận.

Bước 3: Xử lý, giải quyết thủ tục hành chính

Người tiếp nhận phải chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết, việc giải quyết thực hiện theo quy định pháp luật.

Nếu trong hồ sơ có bản gốc (bản chính) và bản sao để đối chiếu thì người xử lý phải xem xét tính xác thực. Sau đó, bản gốc này được bảo quản và trả lại cho bạn khi trả kết quả giải quyết.

Bước 4: Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua bưu điện

Chậm nhất sau 03 ngày làm việc kể từ ngày giải quyết xong thủ tục hành chính, cơ quan này phải gửi trả kết quả cho bạn.

Hồ sơ gửi trả phải đảm bảo đầu đủ, nếu có nhận bản gốc thì phải gửi trả bản gốc đó và ghi rõ Phiếu giao nhận kết quả để chuyển phát.

Cơ quan này cùng ký với nhân viên bưu điện Phiếu giao nhận kết quả.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính được đăng tải công khai trên trang thông tin điện tử để người có yêu cầu theo dõi, giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính.

Việc nộp phí, lệ phí thủ tục hành chính trong trường hợp này sẽ như thế nào?

Có 3 hình thức có thể lựa chọn:

- Chuyển khoản.

- Nộp trực tiếp cho bưu điện.

- Phương thức khác mà cơ quan giải quyết chấp thuận.

Biên lai chuyển tiền được gửi kèm hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.

Xem chi tiết tại Dự thảo Quyết định về việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua bưu điện dự kiến có hiệu lực trong năm 2016.