DanLuat 2015

Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

Chủ đề   RSS   
  • #450803 01/04/2017

    nguyenanh1292
    Top 25
    Female
    Dân Luật bậc 1

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:23/04/2014
    Tổng số bài viết (3082)
    Số điểm: 63053
    Cảm ơn: 576
    Được cảm ơn 4021 lần


    Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

    Tưởng chừng đây là công việc đơn giản, ai cũng có thể làm được, nhưng mà thực sự không phải vậy, khi ký tên, đóng dấu văn bản, bạn cần phải biết những điều sau đây:

    Ai có quyền ký vào văn bản?

    Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.

    1. Ký thay

    Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức

    Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.

    Cấp phó có thể ký thay trong trường hợp được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao ký các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và 1 số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

    Lưu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “KT.” Nghĩa là ký thay.

    Ảnh minh họa bên dưới.

    2. Ký thay mặt

    Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

    Trường hợp đó là những vấn đế quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản này hoặc cấp phó, các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác cũng có thể ký thay mặt theo ủy quyền của người đứng đầu và văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

    Lưu ý: Trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghi “TM.” Nghĩa là thay mặt

    Xem ảnh minh họa bên dưới.

    Còn đối với những văn bản khác thì thực hiện ký thay như đã nêu trên.

    3. Ký thừa ủy quyền

    Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền  1 số văn bản mà mình phải ký.

    Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong thời gian nhất định và nhớ rằng người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

    Luu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “TUQ.” Nghĩa là thừa ủy quyền.

    Xem ảnh minh họa bên dưới.

    4. Ký thừa lệnh

    Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản,

    Tương tự như ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

    Lưu ý: Trước tên cơ quan, tổ chức giao ký, phải ghi “TL.” Nghĩa là thừa lệnh.

    Xem ảnh minh họa bên dưới.

    Khi ký tên phải dùng mực nào?

    Không được dùng bút chì

    Không được dùng màu mực đỏ

    Không được dùng các thứ mực dễ phai

    Phải đóng dấu như thế nào trên văn bản?

    - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ, hình tròn đối các con dấu sử dụng trong cơ quan nhà nước, bạn có thể xem tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

    - Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

    - Các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ do người ký văn bản quyết định việc đóng dấu.

    Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

    - Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hướng dẫn.

    Căn cứ pháp lý:

    - Nghị định 110/2004/NĐ-CP

    - Nghị định 09/2010/NĐ-CP

    P/S: Hướng dẫn này được áp dụng đối với các văn bản trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp và tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, các cơ quan, đơn vị ngoài nhà nước có thể căn cứ trên quy định này để áp dụng theo.

    Xem thêm:

    1. Trường hợp bắt buộc sử dụng con dấu doanh nghiệp?

    2. Những điều cần biết về con dấu tròn, con dấu vuông

     
    134539 | Báo quản trị |  

Like DanLuat để cập nhật các Thông tin Pháp Luật mới và nóng nhất mỗi ngày.

Thảo luận
  • #450810   01/04/2017

    ntdieu
    ntdieu
    Top 10
    Male
    Dân Luật bậc 1

    Đồng Nai, Việt Nam
    Tham gia:11/02/2009
    Tổng số bài viết (13596)
    Số điểm: 93706
    Cảm ơn: 3068
    Được cảm ơn 4705 lần
    SMod

    Phức tạp nhỉ.

    Cty mình chỉ có người được ký hoặc không được ký. Nếu không được ký có nghĩa là đừng dại dột mà ký vô, còn nếu được ủy quyền ký thì chỉ ký nhân danh chính mình thôi, không ký thay hay là thừa lệnh bất kỳ ai.

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn ntdieu vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #450827   01/04/2017

    Đơn vị tư nhân mình thấy có văn bản ủy quyền thì cứ thế mà ký. Khỏi phải thêm KT, TUQ gì cả cho rắc rối :)

    Hỗ trợ các bạn những vấn đề pháp lý qua email, skype hoặc điện thoại.

    Email: lstrantrongqui@gmail.com

    Skype: QUI.LHLF

    ĐTDĐ: 0906 530 214

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn LSTranTrongQui vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #450857   03/04/2017

    DOMINO_03
    DOMINO_03

    Female
    Sơ sinh

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:03/11/2015
    Tổng số bài viết (14)
    Số điểm: 190
    Cảm ơn: 24
    Được cảm ơn 2 lần


     

    Cảm ơn bài viết của Chủ thớt. Chủ đề về phân cấp và ủy quyền.

    Do khối lượng công việc cần xử lý trên tất cả các hoạt động của một tổ chức là rất lớn và thường xuyên phát sinh, nên cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức không thể tự mình trực tiếp giải quyết toàn bộ các công việc của tổ chức, từ đó cần có cơ chế phân cấp ủy quyền (sau đây viết tắt là PCUQ) để giảm bớt khối lượng công việc của cấp lãnh đạo, đồng thời tạo thuận lợi cho đơn vị, cá nhân được PCUQ chủ động giải quyết trong phạm vi được PCUQ, tránh tình trạng xin ý kiến cấp trên đối với mọi vấn đề do không có PCUQ, đáp ứng yêu cầu xử lý kịp thời các công việc trong nội bộ tổ chức cũng như giao dịch với các cá nhân, tổ chức khác.

    Các bạn trong tổ chức nhỏ thì nói là rắc rối nhưng nếu các bạn làm ở 1 trong hệ thống Tổng Công ty hoặc tập đoàn lớn thì việc các bạn phải biết về việc phân cấp, ủy quyền là đương nhiên, và việc các bạn làm ở đơn vị tư nhân nhưng cũng phải nắm rõ về nguyên tắc phân cấp ủy quyền để xác định tư cách pháp lý, thẩm quyền khi thực hiện giao dịch với đối tác; xuất trình văn bản PCUQ của mình khi đối tác yêu cầu; Khi làm việc với cơ quan nhà nước...

    Xin mạn phép được viết đôi dòng về chủ đề này như sau:

    Về bản chất, phân cấp và ủy quyền đều là giao quyền cho cá nhân, đơn vị thuộc tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức.

    Nhưng trong quá trình thực hiện, phân cấp và ủy quyền có một số khác biệt như sau:

    1.1.     Khi phân cấp, cấp trên không xử lý các công việc đã phân cấp cho cấp dưới, trừ trường hợp công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới nhưng có phát sinh các vấn đề phức tạp mà cấp dưới cần xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

    1.2.     Khi ủy quyền, người ủy quyền vẫn có quyền thực hiện các công việc mà mình đã ủy quyền.

    1.3.     Cá nhân, đơn vị được phân cấp chủ động thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân cấp.

    1.4.     Cá nhân, đơn vị được ủy quyền nhân danh cơ quan hoặc người ủy quyền khi thực hiện các công việc được ủy quyền.

    2.     Các nguyên tắc thưc hiên phân cấp, ủy quyền:

    2.1.     Cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức chỉ được PCUQ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

    Cá nhân, đơn vị được PCUQ chỉ được thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn hoặc công việc trong phạm vi đã được PCUQ.

    2.2.     Việc PCUQ phải được thực hiện bằng văn bản, ghi rõ đối tượng, nội dung công việc, thời hạn được PCUQ.

    3.     Các hê quả của phân cấp, ủy quyền:

    3.1.     Khi người được ủy quyền thực hiện công việc theo đúng phạm vi được ủy quyền thì có giá trị pháp lý như chính người ủy quyền thực hiện; người ủy quyền chịu trách nhiệm về hoạt động của người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền.

    3.2.     Cấp dưới được chủ động thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn đã được cấp trên phân cấp; cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức cấp dưới được phân cấp có quyền phân cấp hoặc ủy quyền cho cá nhân, đơn vị trực thuộc thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

    3.3.     Người được ủy quyền không được ủy quyền lại, trừ trường hợp việc ủy quyền lại được người ủy quyền ban đầu đồng ý.

    4.     Nôi dung phân cấp, ủy quyền:

    4.1.     Phạm vi phân cấp, ủy quyền:

    Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức quyết định phạm vi PCUQ cho cấp dưới theo các yếu tố sau đây:

    -     Ý chí của cơ quan lãnh đạo hoặc người đứng đầu tổ chức muốn PCUQ những công việc gì (định tính) và với mức độ nào (định lượng).

    -     Yêu cầu xử lý công việc, khối lượng, mức độ quan trọng, phức tạp ... của công việc cần PCUQ.

    -     Năng lực xử lý công việc, phẩm chất của người được PCUQ.

    4.2.     Thời hạn phân cấp, ủy quyền:

    -     Thời hạn phân cấp: thường không quy định thời điểm kết thúc hiệu lực thi hành nội dung phân cấp.

    -     Thời hạn ủy quyền: có thể quy định thời điểm kết thúc hiệu lực thi hành nội dung ủy quyền hoặc không.

    4.3.     Tính chất ủy quyền:

    -     Ủy quyền thường xuyên: khi ủy quyền thực hiện một hoặc một số công việc phát sinh thường xuyên; chỉ nêu công việc chung, khi phát sinh thì người được ủy quyền thay mặt người ủy quyền xử lý công việc đó.

    -     Ủy quyền vụ việc: khi ủy quyền thực hiện một công việc phát sinh đột xuất; nêu công việc cụ thể.

    5.     Hình thức phân cấp, ủy quyền:

    Việc PCUQ phải được thực hiện bằng văn bản thông qua các hình thức sau đây:

    -     Điều lệ, quy chế hoạt động, các quy chế trong từng lĩnh vực công việc của tổ chức.

    -     Nghị quyết, quyết định.

    -     Giấy (hoặc tờ) ủy quyền, mẫu văn bản ủy quyền của cơ quan chức năng.

    6.     Quyền hạn, chức vu của người có thẩm quyền ký (thể thức đề ký):

    6.1.     Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể:

    -     Người đứng đầu ký thay mặt (TM.) tập thể.

    -     Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu theo ủy quyền của người đứng đầu và các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

    6.2.     Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng:

    -     Người đứng đầu ký chỉ ghi chức vụ của mình.

    -     Cấp phó ký thay (KT.) khi xử lý các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc ủy quyền của người đứng đầu.

    6.3.     Cán bộ dưới một cấp: ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.) theo ủy quyền của người đứng đầu cơ quan.

    7.     Việc sử dung con dấu khi ký theo phân cấp, ủy quyền:

    7.1.     Phân cấp: đơn vị, cá nhân được phân cấp sử dụng con dấu của đơn vị khi ban hành văn bản, ký kết hợp đồng ... theo nội dung được phân cấp.

    7.2.     Ủy quyền: đơn vị, cá nhân được ủy quyền sử dụng con dấu của cơ quan ủy quyền, trừ trường hợp ủy quyền của pháp nhân cho một pháp nhân khác hoặc cơ quan cấp trên quy định rõ (trong văn bản ủy quyền) việc sử dụng con dấu của đơn vị khi thực hiện công việc được ủy quyền.

     

    ĐỜI LÀ BỂ KHỔ- QUA ĐƯỢC BỂ KHỔ THÌ QUA ĐỜI

     
    Báo quản trị |  
    2 thành viên cảm ơn DOMINO_03 vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018) phungthian (03/08/2017)
  • #450976   04/04/2017

    pingpong90
    pingpong90

    Male
    Sơ sinh

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:17/05/2016
    Tổng số bài viết (3)
    Số điểm: 30
    Cảm ơn: 1
    Được cảm ơn 2 lần


    Xin chào các bạn và luật sư, Mình có một thắc mắc muốn hỏi là:

    Công ty mình có ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài, tuy nhiên tại mục đại diên ký kết hợp đồng thì CEO của khách hàng không trực tiếp ký sống mà chỉ đóng dấu tên của ông thôi và cũng không đóng dấu công ty, mình không biết như vậy có hợp lệ hay không, rất mong nhận được sự tư vấn của các bạn và luật sư.

    PS: hợp đồng có thỏa thuận luật áp dụng là Luật Việt Nam.

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn pingpong90 vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #452056   18/04/2017

    longofs
    longofs
    Top 500
    Male


    Bà Rịa - Vũng Tàu, Việt Nam
    Tham gia:21/02/2017
    Tổng số bài viết (165)
    Số điểm: 1860
    Cảm ơn: 21
    Được cảm ơn 42 lần


    Tùy công ty nước ngoài sẽ có dấu hay không? Ví dụ Nhật, Trung Quốc ... thì có dấu. Anh, Mỹ, v.v... thì không có dấu.

    Còn việc đóng dấu tên của CEO thì phải xem trong hợp đồng ký kết và luật áp dụng. Nếu luật áp dụng là của nước họ mà có quy định là hợp đồng chỉ cần đóng dấu tên thì dấu mang tên của CEO vẫn có giá trị như chữ ký sống bên mình bạn nhé.

    Thân.

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn longofs vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #489271   11/04/2018

    Chào mọi người!

    cho mình hỏi chức danh kế toán trưởng thì được đóng dấu ntn? (ký thay, thừa lệnh, hay theo văn bản phân công?)

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn tchc.intem vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #503006   24/09/2018

    Huetd
    Huetd

    Sơ sinh


    Tham gia:19/12/2017
    Tổng số bài viết (1)
    Số điểm: 5
    Cảm ơn: 0
    Được cảm ơn 1 lần


    Chào mọi người !

    Cho mình hỏi, cơ quan mình không có Giám đốc mà chỉ là Phó giám đốc phụ trách. Vậy thì phần ghi chức danh để ký đóng dấu ghi như thế nào? Và những người là cấp Phó giám đốc còn lại ghi là "KT giám đốc/ Phó Giám đốc" hay chỉ ghi là "Phó giám đốc" thôi ạ? 

    Xin đc mọi người cho biết. Xin cảm ơn !

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn Huetd vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #503016   24/09/2018

    ntdieu
    ntdieu
    Top 10
    Male
    Dân Luật bậc 1

    Đồng Nai, Việt Nam
    Tham gia:11/02/2009
    Tổng số bài viết (13596)
    Số điểm: 93706
    Cảm ơn: 3068
    Được cảm ơn 4705 lần
    SMod

    Phó giám đốc phụ trách thì cứ ghi là "Phó giám đốc phụ trách". Cần gì phải tự làm khó mình.

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn ntdieu vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #506768   06/11/2018

    menudep247
    menudep247

    Sơ sinh

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:05/11/2018
    Tổng số bài viết (3)
    Số điểm: 15
    Cảm ơn: 0
    Được cảm ơn 1 lần


    Còn văn bản có chỉnh sửa thì có cần đóng dấu ngay chỗ chỉnh sửa không bạn

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn menudep247 vì bài viết hữu ích
    daituyet_tam (19/11/2018)
  • #512002   10/01/2019

    dungbetion
    dungbetion

    Sơ sinh

    Vietnam --> Hồ Chí Minh
    Tham gia:10/01/2019
    Tổng số bài viết (2)
    Số điểm: 10
    Cảm ơn: 0
    Được cảm ơn 0 lần


    Đơn vị tư nhân mình thấy có văn bản ủy quyền thì cứ thế mà ký. Khỏi phải thêm KT, TUQ gì cả cho rắc rối :)

     
    Báo quản trị |  

0 Thành viên đang online
-