Việc ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 2 Mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

-  Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

Vậy trường hợp cơ quan xác định không có cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương có cần ghi tên tỉnh, huyện lên trên tên cơ quan ban hành văn bản?

Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hồ Chí Minh hướng dẫn giải đáp: để xác định cơ quan, tổ chức chủ quản cần căn cứ vào văn bản quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đối với Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương không ghi cơ quan chủ quản.