Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn cách ghi địa danh và thời gian ban hành văn bản hành chính dựa vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

Về địa danh và thời gian ban hành văn bản:

- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

- Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

Thời gian ban hành văn bản:

- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

- Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Ví dụ: Ngày 09 tháng 01 năm 2020

Cách trình bày trong văn bản hành chính:

Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ gồm:

- Loại chữ: In thường

- Cỡ chữ: 13-14

- Kiểu chữ: Nghiêng

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 6 năm 2020