Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Nên sử dụng loại nào?

Chủ đề   RSS   
  • #497133 16/07/2018

    TuyenBig
    Top 75
    Female
    Trung cấp

    Bắc Kạn , Việt Nam
    Tham gia:27/03/2018
    Tổng số bài viết (741)
    Số điểm: 27039
    Cảm ơn: 24
    Được cảm ơn 886 lần


    Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Nên sử dụng loại nào?

    >>> Phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa, cung cấp DV

    Hiện nay, hóa đơn điện tử xác thực đã được nhiều doanh nghiệp biết đến và bước đầu triển khai áp dụng. Theo đánh giá của Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử xác thực sẽ phát triển và trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai. Vậy, hóa đơn điện tử khác với hóa đơn thường ở những điểm nào, tính ưu việt của nó so với hóa đơn thường ra sao? Dưới đây là nội dung phân tích, so sánh ưu, nhược diểm của hai loại hóa đơn nêu trên

     

    HÓA ĐƠN THƯỜNG

    HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

    Khái niệm

    Là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam

    Là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

    Cách phát hành

    Được phát hành theo nhiều bước như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,...

    Doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.

     

     

    Ưu điểm

    Cách phát hành hóa đơn đỏ này có ưu điểm là chúng có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

     

    Khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

    - DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

     

    - DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...

    - DN không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

     

    - Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.

    - Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.

    - Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn và được phê duyệt trong vòng 24h đồng hồ, việc xuất hóa đơn cũng như gửi đến tay người tiêu dùng chỉ mất 4-5 phút với một vài thao tác nhấp chuột trên máy tính. 

    Ngoài ra: doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực

     

    Nhược điểm

    Thủ  tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt.

     

    Chi phí cao: doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in hay đặt in và phải trả cho hóa đơn đó với mức phí khá cao về việc in, ấn,chuyển phát và cung cấp khá lớn những dụng cụ văn phòng phẩm như bút, giấy để viết hóa đơn

     

    Tính chuyên nghiệp bị giảm:  nhân viên phải liên tục phải ghi, gạch, xóa hóa đơn cho khách hàng làm cho thời gian bán hàng kéo dài và khiến khách hàng thấy phiền phức vì phải đợi lâu

     

    Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế.

     

    Tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.

     

    Mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng

    DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN.

     

    Chi phí áp dụng vẫn cao hơn nhiều so với việc DN tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên DN không lựa chọn.

     

    DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

     

    Để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các DN phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. 

     

    Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn

     

     DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. 

     

    Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.

     

     
    3866 | Báo quản trị |  

Like DanLuat để cập nhật các Thông tin Pháp Luật mới và nóng nhất mỗi ngày.

Thảo luận
  • #497152   16/07/2018

    Mydung0407
    Mydung0407
    Top 500
    Chồi

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:03/07/2018
    Tổng số bài viết (176)
    Số điểm: 1045
    Cảm ơn: 5
    Được cảm ơn 16 lần


    Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp về thời gian, công sức, chi phí...Nhưng do thói quen từ xưa nay vẫn sử dụng hóa đơn giấy nên một số doanh nghiệp ngại thay đổi, ngại tiếp thu cái mới. Do vậu mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nhưng tỉ lệ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy vẫn rất cao. 

     
    Báo quản trị |