DanLuat 2015

Hóa đơn, chứng từ, tài liệu doanh nghiệp được số hóa có giá trị trong công tác kiểm tra, thanh tra?

Chủ đề   RSS   
  • #326118 02/06/2014

    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Hóa đơn, chứng từ, tài liệu doanh nghiệp được số hóa có giá trị trong công tác kiểm tra, thanh tra?

    Doanh nghiệp bên em vì có số lượng chứng từ, tài liệu khá lớn và do yêu cầu của công tác bảo quản, đã quyết định "số hoá" hết toàn bộ 100% các loại chứng từ, tài liệu công ty bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, các tờ khai thuế, hồ sơ thuế, giấy nộp tiền vào NSNN, biên lai phí, lệ phí, hoá đơn, chứng từ, hợp đồng kinh tế, tài liệu khác của công ty v.v... Căn cứ pháp lý:

    LUẬT LƯU TRỮ NĂM 2011

    Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
     
    1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
     
    2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
     
    3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
     
    4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
     
    NGHỊ ĐỊNH SỐ 01/2013/NĐ-CP
     
    Điều 5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
     
    1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.
     
    2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
     
    3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
     
     
    Căn cứ vào cơ sở pháp lý trên, nếu các tài liệu, chứng từ công ty sao, chụp lại từ các tài liệu gốc (bằng giấy) thành các file thông tin và có thể ký số vào các file sao, chụp đó, kèm theo Quyết định của công ty về việc lựa chọn hình thức lưu trữ chứng từ điện tử, thì các tài liệu, chứng từ đã được "số hoá" này có dùng để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan Nhà nước, thậm chí dùng cả trong tố tụng (nếu có) được không các bạn? Nếu không được thì vì sao lại không được? Cảm ơn các bạn
     
    6132 | Báo quản trị |  

Like DanLuat để cập nhật các Thông tin Pháp Luật mới và nóng nhất mỗi ngày.

Thảo luận
  • #326191   02/06/2014

    TRUTH
    TRUTH
    Top 10
    Male
    Cao Đẳng

    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:03/05/2013
    Tổng số bài viết (4652)
    Số điểm: 30928
    Cảm ơn: 603
    Được cảm ơn 1085 lần


    Để thực hiện được 2 quy định trên bạn đưa ra, thì bạn cần phải xem tại Nghị định 129/2004/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh để hiểu rằng trong trường hợp nào thì được số hóa chứng từ, chứ không phải cứ đem hóa đơn đi scan là được.

    Điều 6. Chứng từ điện tử

    Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, chứng từ điện tử được quy định như sau:

    1. Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

    2. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

    3. Đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

    Điều 7. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử

    Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử được quy định như sau:

    1. Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:

    a) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;

    b) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán;

    c) Các quy định tại khoản 2 Điều này.

    2. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện sau:

    a) Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử;

    b) Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin;

    c) Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định.

    Điều 8. Giá trị chứng từ điện tử

    Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, giá trị chứng từ điện tử được quy định như sau:

    1. Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

    2. Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

    3. Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo đúng quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu giữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy.

     
    Báo quản trị |  
    1 thành viên cảm ơn TRUTH vì bài viết hữu ích
    Champs-Elysees (02/06/2014)
  • #326246   02/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Bạn ơi, quy định trên chỉ giới hạn trong chứng từ kế toán điện tử thôi nhưng trong 1 doanh nghiệp k chỉ có mỗi chứng từ mà còn có nhiều loại tài liệu khác chia làm 2 loại chủ yếu:

    */ Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp: chứng từ điện tử, hoá đơn điện tử, văn bản điện tử, hợp đồng điện tử v.v... do doanh nghiệp ban hành, phát hành dưới dạng dữ liệu điện tử (cụ thể như các file xml, word, excel, pdf, jpg ...)

    */ Tài liệu điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác: sao, chụp, số hoá các loại giấy tờ như giấy chứng nhận dkdn, giấy chứng nhận mẫu dấu, tờ khai, hồ sơ thuế, giấy nộp tiền vào nsnn, biên lai thu phí, quyết định, kết luận của cơ quan có thẩm quyền v.v... sang dạng dữ liệu thông tin điện tử (cụ thể như các file ảnh jpg, pdf, ...)

    Vậy em xin hỏi làm sao để có hành lang pháp lý cho tất cả (100%) các tài liệu trên đều được khởi tạo bằng phương tiện điện tử hoặc được số hoá mà giá trị pháp lý của nó "không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu"? 

     

     

     

     
    Báo quản trị |  
  • #326536   04/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Em sửa lại nội dung câu hỏi như sau: 

    "Em chào mọi người! Hiện nay đơn vị em muốn số hoá 100% tài liệu của tổ chức mình (bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu, biên lai, hoá đơn, chứng từ mua vào, giấy nộp tiền vào NSNN, các giấy mời, xác nhận, quyết định, kết luận của cơ quan thuế, cơ quan công an, cơ quan có thẩm quyền khác đối với đơn vị, bằng cách sao chụp các văn bản giấy đó thành file điện tử (như là pdf, jpg...) sau đó ký số hay một quy trình nào đó theo luật. Còn tài liệu gốc thì em giữ nơi khác.

     
    Em muốn mục đích cuối cùng là để các tài liệu được số hoá này có thể hoàn toàn được sử dụng để thay thế tài liệu gốc trong mọi trường hợp bao gồm kể cả khi dùng nó để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan các cấp có thẩm quyền, và thậm chí là dùng nó để đính kèm vào hồ sơ tố tụng khi cần (thay thế cho việc phải nộp tài liệu gốc), em xin hỏi luật sư là có hành lang pháp lý hay căn cứ pháp luật nào cho việc số hoá như này không ạ. Em xin cảm ơn mọi người nhiều!!!"
     
    Báo quản trị |  
  • #326913   06/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Ôi không ai tham gia chủ đề này à! Buồn quá. Việt Nam biết đến bao giờ mới hội nhập nổi đây ...

     
    Báo quản trị |  
  • #327167   08/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Em vẫn đang đi tìm câu trả lời cho vấn đề này ạ ;'(
     
     
    Báo quản trị |  
  • #327177   08/06/2014

    Dungga_Pro
    Dungga_Pro
    Top 500
    Male


    Hồ Chí Minh, Việt Nam
    Tham gia:04/12/2009
    Tổng số bài viết (232)
    Số điểm: 1884
    Cảm ơn: 14
    Được cảm ơn 86 lần


    Tôi chưa tìm hiểu kỹ quy định về nội dung này, nhưng theo luật lưu trữ, có thể thấy là những tài liệu được số hóa k có giá trị thay thế cho tài liệu gốc theo khoản 3 điều 13 luật này. Có gì bạn trao đổi thêm

     

     
    Báo quản trị |  
  • #327193   08/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Dungga_Pro viết:

    Tôi chưa tìm hiểu kỹ quy định về nội dung này, nhưng theo luật lưu trữ, có thể thấy là những tài liệu được số hóa k có giá trị thay thế cho tài liệu gốc theo khoản 3 điều 13 luật này. Có gì bạn trao đổi thêm

    Cám ơn bạn! Tài liệu gồm: tài liệu bản gốc, tài liệu bản chính, tài liệu bản sao v.v...
     
    LUẬT LƯU TRỮ
     
    Điều 2. Giải thích từ ngữ
     
    2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
     
    Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.
     
    3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
     
    Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
     
    Như vậy, ta có thể chuyển từ lại liệu bản gốc sang tài liệu điện tử và ta coi tài liệu điện tử là tài liệu bản chính hay không? Và cơ quan chức năng có quyền đòi hỏi phải xuất trình bản gốc không (nếu có thì là điều luật nào), hay là họ chỉ có quyền đòi hỏi bản chính thôi? Em rất cám ơn...
     
    Ý của em là ta chuyển từ tài liệu bản gốc (văn bản, hình ảnh, ...) sang một định dạng điện tử và ta tuân theo 1 trình tự nào đó theo quy định pháp luật để tài liệu được số hoá sang định dạng điện tử đó là BẢN CHÍNH. Em nghĩ cơ quan chức năng chỉ được phép kiểm tra bản chính thôi chứ ạ (trừ khi mình cần ai đó như là đi vay thế chấp ngân hàng, mình mới phải cung cấp họ bản gốc)?

     

     
    Báo quản trị |  
  • #327443   09/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Trời ơi! Tài liệu bản gốc với bản chính thì cơ quan chấp pháp chỉ được phép kiểm tra, thanh tra đối với bản nào? 

     
    Báo quản trị |  
  • #327698   11/06/2014

    Champs-Elysees
    Champs-Elysees

    Mầm

    Hà Nội, Việt Nam
    Tham gia:24/12/2013
    Tổng số bài viết (72)
    Số điểm: 940
    Cảm ơn: 28
    Được cảm ơn 11 lần


    Có ai đó giúp e với ạ!:(

     
    Báo quản trị |  

0 Thành viên đang online
-