Doanh nghiệp bên em vì có số lượng chứng từ, tài liệu khá lớn và do yêu cầu của công tác bảo quản, đã quyết định "số hoá" hết toàn bộ 100% các loại chứng từ, tài liệu công ty bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, các tờ khai thuế, hồ sơ thuế, giấy nộp tiền vào NSNN, biên lai phí, lệ phí, hoá đơn, chứng từ, hợp đồng kinh tế, tài liệu khác của công ty v.v... Căn cứ pháp lý:

LUẬT LƯU TRỮ NĂM 2011

Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

 

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

 

2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

 

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

 

4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

 

NGHỊ ĐỊNH SỐ 01/2013/NĐ-CP

 

Điều 5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

 

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

 

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.

 

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.