Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử.

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng giấy để chứng thực bản sao điện tử là đúng với bản chính.

Đây là những khái niệm mới được đưa ra tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

- Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Các bản sao này sẽ được lưu giữ trên Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia dựa theo tài khoản đăng ký.

Trường hợp cần thiết, tổ chức cá nhân có thể in hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, văn bản giấy này có mã định danh, kết quả giải quyết TTHC, có họ tên, chữ ký của người chuyển đổi; có thông tin hiện hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống; có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định hoặc theo thỏa thuận giữa các bạn.

Văn bản giấy này có giá trị như hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC điện tử.