Căn cứ theo quy định tại Điều 44, 45 và 46 Bộ luật Lao động 2012 thì doanh nghiệp có nghĩa vụ phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động trong 04 trường hợp sau:

1. Thay đổi cơ cấu, công nghệ ảnh hưởng đến việc làm của người lao động, có nguy cơ gây mất việc làm hoặc cho thôi việc từ 02 người lao động trở lên.

Thay đổi cơ cấu, công nghiệp là có sự thay đổi về:

- Cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động: trường hợp này được hiểu là doanh nghiệp cắt giảm nhân sự hoặc tiến hành giải thể phòng ban, thành lập phòng ban mới, đồng thời cũng bao gồm cả trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của doanh nghiệp.

- Sản phẩm, cơ cấu sản phẩm: là việc thay đổi kích thước hay cấu trúc bên trong của tập hợp sản phẩm nhằm tạo ra sự phù hợp với nhu cầu thị trường, khả năng, tiềm lực của doanh nghiệp và cho phép doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận.

- Quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.

2. Vì lý do kinh tế mà ảnh hưởng đến việc làm hoặc có nguy cơ gây mất việc làm của người lao động hoặc phải cho 02 người lao động thôi việc.

Trong đó lý do kinh tế được hiểu là:

- Khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế: có thể hiểu là doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp nhưng vẫn buộc phải thu hẹp sản xuất và giảm chỗ làm việc hoặc doanh nghiệp phải giải thể, phá sản; hoặc

- Doanh nghiệp phải thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.

3. Sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp dẫn đến việc cắt giảm lao động

Khi doanh nghiệp tổ chức lại (bằng các hình thức sáp nhập, hợp nhất, chia, tách) thì trách nhiệm xây dựng phương án sử dụng lao động thuộc về người sử dụng lao động kế tiếp.

4. Chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.