Ngày nay, trong nhiều công việc và giao dịch để đảm rằng các bản sao giấy tờ, tài liệu được cung cấp là hợp pháp, chính xác so với bản chính thì yêu cầu về bản sao phải được chứng thực thường được các bên đưa ra.  Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “chứng thực bản sao từ bản chính” được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Theo quy định hiện hành, để chứng thực bản sao từ bản chính thì cần phải đáp ứng hai điều kiện sau:

- Thứ nhất: Phải có bản chính giấy tờ, văn bản (tài liệu gốc) cần chứng thực.

Và khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực“. 

Theo nội dung quy định trên, khi chứng thực bản sao từ bản chính thì phải có bản chính giấy tờ, văn bản (tài liệu gốc) để làm cơ sở chứng thực bản sao.

Trong đó, định nghĩa về bản chính được quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

 “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”

- Thứ hai: Giấy tờ, văn bản chứng thực không thuộc một trong các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Cụ thể các trường hợp sau sẽ không thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính:

+  Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+  Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+  Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+  Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+  Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

+  Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.