Theo quy định hiện hành, hiện nay chưa có khái niệm cụ thể về các loại chữ ký, khi soạn thảo văn bản hành chính hoặc các giao dịch thông thường có liên quan đến chữ ký thì những nội dung hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn cách nhận diện và sử dụng đúng lúc.

* Ký nháy/ký tắt:

Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức quy định:

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Như vậy có thể hiểu chữ ký nháy/ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Vị trí của chữ ký nháy/tắt:

- Nằm ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số trường hợp nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản.

- Nằm ở từng trang văn bản

- Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

- Đối với các giao dịch hợp đồng thì chữ ký nháy thể hiện sự thỏa thuận của các bên trước khi ký chính thức

* Ký chính thức:

Có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ký.

Vị trí của chữ ký chính thức: được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất nhiết phải đóng dấu theo quy định của từng cơ quan ban hành văn bản đó.

Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Xem: Hướng dẫn đóng dấu, ký tên đúng chuẩn pháp luật áp dụng từ 05/03/2020