Hoạt động từ thiện là một hành động hết sức ý nghĩa và nhân văn trong bối cảnh mà người dân gặp khó khăn bởi thiên tai, dịch bệnh,... không những đến từ các tổ chức mà còn là sự đóng góp của các cá nhân. Đặc biệt là những người có sức ảnh hưởng lớn có thể huy động sự đóng góp của nhiều người. Bên cạnh đó cũng có một số cá nhân lợi dụng hoạt động nhân đạo nhằm mục đích xấu gây bức xúc trong xã hội, qua đó đòi hỏi tính minh bạch trong các hoạt động thiện nguyện.

Từ những thực trạng trên, ngày 05/7/2022 Bộ Tài chính ban hành Thông tư 41/2022/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện công tác kế toán đối với các hoạt động xã hội, từ thiện của tổ chức, cơ quan, đơn vị trong việc việc ghi sổ, lập báo cáo đối với hoạt động xã hội của cá nhân theo quy định của pháp luật. 

Đây được xem là hành động cấp thiết phù hợp với tình hình hiện tại và thể hiện được sự chặt chẽ trong hoạt động quản lý nhà nước về hoạt động từ thiện. Theo đó, để tránh tình trạng được coi là thiếu sót hoặc chưa chuyên nghiệp trong công tác từ thiện, thì tại Thông tư yêu cầu cá nhân thực hiện hoạt động từ thiện phải mở sổ kế toán từ ngày 01/9/2022 trở đi.

Cá nhân hoạt động thiện nguyện phải lập tổ chức kế toán riêng cho các hoạt động từ thiện.

Thông tư nhấn mạnh tất cả tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp tự nguyện để làm từ thiện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố... đều phải mở sổ kế toán ghi chép đầy đủ, lập báo cáo và minh bạch thông tin theo quy định về kế toán.

 Về nguyên tắc mở sổ ghi chép

Cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định sau đây:

Phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận đóng góp tự nguyện của các nhà tài trợ; các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn này để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.

Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ.

Kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhân phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật. Đối với khoản tiếp nhận và sử dụng thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng nơi mở tài khoản định kỳ hàng tháng và đối chiếu khi kết thúc đợt vận động. Bàn đối chiếu số liệu với ngân hàng hoặc sổ chi tiết tài khoản tiền gửi mà ngân hàng gửi đến phải được lưu trữ và công khai khi kết thúc đợt vận động.

 Đối với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện:

*Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền:

- Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt: Cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: Cá nhân tiếp nhận tài trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

- Lãi tiền gửi sau khi trừ đi chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

- Lập Sổ tổng hợp ghi chép số liệu:

Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm: thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ,... ); số tiền đóng góp; hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ); thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng); địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) và thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số S01CN/XH-TT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

*Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật:

- Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật.

- Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vậnđộng phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

- Mở riêng “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật”, trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có) theo mẫu số S02CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội.

Phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...và chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ” (mẫu số S03CN/XH-TT) quy định tại phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này, ngoài ra trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thì có thể xác nhận trên mẫu biểu này hoặc lập văn bản riêng.

Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Qua Thông tư 41/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính việc cá nhân, tổ chức thực hiện hoạt động từ thiện sẽ phải lập tổ chức kế toán theo quy định và báo cáo thường thuyên cho các đơn vị có trách nhiệm quản lý.

Một số lưu ý dành cho cá nhân tham gia hoạt động quyên góp từ thiện

Cá nhân làm từ thiện cũng cần lưu ý, khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ. 

Với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động từ thiện, đối với trường hợp tiếp nhận bằng tiền, các cá nhân vận động phải mở tài khoản cho mục đích từ thiện tại ngân hàng theo quy định. 

Tuyệt đối không được nhận tiền tài trợ vào tài khoản sử dụng chi tiêu dùng cá nhân của người vận động. Đối với tiền lãi sau khi gửi trừ chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

Kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động XH-TT, cá nhân phải cộng toàn bộ số liệu thu - chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo, công khai số liệu theo quy định.

Thông tư 41/2022/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 05/7/2022.