Không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề Thông báo và xây dựng Thang lương, bảng lương. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết nhất liên quan đến Thang lương, bảng lương của doanh nghiệp

HỒ SƠ THÔNG BÁO THANG, BẢNG LƯƠNG

- Công văn gửi Phòng lao động thương binh và xã hội.

- Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương.

- Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương.

- Bảng hệ thống thang, bảng lương.

- Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng.

- Quy chế lương, bảng phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng lao động không yêu cầu, luật không bắt buộc).

Chú ý: Người lập mẫu biểu phải điền tên và số điện thoại vào, và phải trực tiếp đi nộp (Ai làm thì người đó phải đi nộp + Kèm theo CMT bản gốc) (Tùy từng nơi). In hồ sơ làm 2 bộ, đóng quyển hồ sơ tất cả các tài liệu theo hướng dẫn và thứ tự như trên (không đóng công văn vào trong quyển hồ sơ), và đóng dấu giáp lai giữa các trang.

THỦ TỤC THÔNG BÁO THANG, BẢNG LƯƠNG:

1. Trình tự thông báo thang lương, bảng lương:

Bước 1: Doanh nghiệp xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi đến Phòng Lao động Thương binh xã hội Quận (Huyện) nơi Doanh nghiệp hoạt động.

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp quận (huyện) tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký.

2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

3. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

4. Phí, lệ phí: Không có.

Lưu ý: Doanh nghiệp dưới 10 lao động miễn gửi Thang bảng lương cho Phòng Lao động Thương binh xã hội (Căn cứ theo Nghị định 121/2018/NĐ-CP ngày 13/9/2018 của Chính phủ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018).

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH LẬP NHƯ SAU:

1. Công văn gửi phòng lao động thương binh và xã hội: Lập theo mẫu  hướng dẫn của Phòng Lao động Thương binh xã hội.

Mức lương tối thiểu vùng xin áp dụng không được thấp hơn quy định (Xem mức lương tối thiểu vùng doanh nghiệp tại nghị định 141/2017/NĐ-CP).

2. Quyết định ban hành hệ thống THANG, BẢNG LƯƠNG: Lập theo mẫu hướng dẫn của Phòng Lao động Thương binh xã hội.

3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương: Lập theo mẫu  hướng dẫn của Phòng Lao động Thương binh xã hội, nhưng phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, thư ký và Người lao động (Không nhất thiết phải là toàn bộ người lao động ký, chỉ cần đại diện Ban chấp hành công đoàn ký).

4. Xây dựng hệ thống THANG, BẢNG LƯƠNG: Lập theo mẫu  hướng dẫn của Phòng Lao động Thương binh xã hội, và chú ý các chỉ tiêu:

Bậc lương: Theo quy định của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể xây dựng bao nhiêu bậc cũng được, thường thì từ 07-15 bậc. Và theo quy chế lương của doanh nghiệp, mỗi lần tăng lương sẽ lên một bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc.

Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%. Ví dụ:

Bậc 1 là: 5.000.000

Bậc 2 phải là: = 5.000.000 + (5.000.000 x 5%)=5.250.000

Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra kĩ vấn đề này khi doanh nghiệp nộp thang bảng lương.

Nhóm chức danh, vị trí công việc: Căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp, với những nhóm cùng chung một mức lương, doanh nghiệp có thể gộp chung vào một nhóm.

Mức lương tối thiểu: Căn cứ vào Nghị định 141/2017/NĐ-CP để xác định mức lương tối thiểu của doanh nghiệp.

5. Xây dựng bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng:

Lập theo mẫu và lưu ý thêm như sau:

Tại hệ thống thang, bảng lương, doanh nghiệp có bao nhiêu vị trí công việc thì phải quy định riêng từng vị trí công việc đó tại bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng. Ví dụ, tại hệ thống thang, bảng lương, có các vị trí công việc sau: Giám đốc, phó giám đốc, Trưởng phó các phòng ban, nhân viên kinh doanh, nhân viên nhân sự, nhân viên kế toán, nhân viên phục vụ (tạp vụ). Các vị trí công việc này được quy định cụ thể tại bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng.

6. Quy chế lương thưởng:

Nếu công ty không có bất cứ chính sách nào về lương thì có thể không cần quy chế này (ví dụ: công ty không có lương tháng 13, không chế độ hiếu hỷ, không chế độ thưởng khác ngoài lương.. thì không cần phải có).

Các lưu ý:

- Doanh nghiệp sẽ phải xây dựng hệ thống thang bảng lương khi mới thành lập, và nếu có sự thay đổi về mức lương, sẽ phải xây dựng và nộp lại. 

- Đây là hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp, tránh nhầm lẫn với cơ quan nhà nước. Cơ quan nhà nước sẽ áp dụng mức lương tối thiểu khác với khối doanh nghiệp, và họ nhân với hệ số tương ứng với bằng cấp.

- Từ ngày 1/1/2018 thì mức lương tháng đóng BHXH là: Mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động (Không được thấp hơn lương tối thiểu vùng), phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

MỨC PHẠT KHI KHÔNG XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG:

Điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07 tháng 10 năm 2015 quy định xử phạm hành chính trong lĩnh vực lao động:

- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng theo quy định pháp luật;

+ Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

+ Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

+ Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.