Sau khi doanh nghiệp xây dựng (hoặc sửa đổi, bổ sung) xong Nội quy lao động thì cần làm thủ tục đăng ký nội quy lao động đó lên Sở lao động thương binh xã hội cấp tỉnh theo đúng quy định. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng Nội quy lao động sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình, phù hợp với các quy định của pháp luật về lao động.

Việc đăng ký nội quy lao động được thực hiện như sau:

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có);

- Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

- Nội quy lao động.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thủ tục đăng ký nội quy lao động:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như trên và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

Hồ sơ được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.   

Lưu ý:

- Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. 

- Hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động được thực hiện như đăng ký nội quy lao động. 

- Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. 

- Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động.

Mức phạt do không đăng ký nội quy lao động:

“ Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội quy lao động ở những nơi cần thiết trong doanh nghiệp.”

(Theo Khoản 1 Điều 15 Nghị định 95/2013/NĐ-CP)

“2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động không được đăng ký hoặc đã đăng ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

d) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật.”

(Theo Khoản 12 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP)