Thời hạn lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa cho chọn nhà thầu được quy định như thế nào?
Quy định pháp luật về đấu thầu theo quy định tại Luật Đấu thầu 2023 đã có những thay đổi nhất định so với quy định trước đó. Theo đó, bài viết này cung cấp thêm thông tin cho người đọc về thời gian lưu trữ hồ sơ mời thầu, lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu 2023.
Về vấn đề thời hạn lưu trữ hồ sơ thầu quy định tại Luật Đấu thầu 2023
Căn cứ Điều 9 Luật Đấu thầu 2023 về xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư:
…
- Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.
- Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 1, 2, 4 và 5 Điều này.”
Theo quy định trên, việc lưu trữ hồ sơ dự thầu được quy định như sau:
- Hồ sơ liên quan được lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.
- Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trừ hồ sơ quy định tại các khoản 1, 2, 4 và 5 Điều 9 Luật Đấu thầu 2023.
Lưu trữ hồ sơ liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu quy định theo pháp luật lưu trữ
Việc lưu trữ hồ sơ liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu quy định theo pháp luật lưu trữ được quy định tại Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV như sau:
|
STT
|
Tên nhóm tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
5. Tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán
|
|
|
|
66.
|
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về tài chính, kế toán, kiểm toán của cơ quan
|
20 năm
|
|
|
67.
|
Hồ sơ về giao, bổ sung, điều chỉnh, phân bổ và thực hiện dự toán ngân sách nhà nước hằng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
|
Vĩnh viễn
|
|
|
68.
|
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định (không phải nhà, đất)
|
|
|
|
- Báo cáo tổng hợp
|
20 năm
|
|
- Phiếu kiểm kê, đánh giá
|
05 năm
|
|
69.
|
Hồ sơ về việc quyết định mua sắm, xác lập quyền sở hữu của nhà nước về tài sản, thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, thuê, cho thuê, chuyển nhượng, tiêu hủy tài sản công và các hình thức xử lý khác
|
|
|
|
- Tài sản là nhà, đất
|
Vĩnh viễn
|
|
- Tài sản khác
|
20 năm
|
|
70.
|
Hồ sơ đấu thầu mua sắm thường xuyên tài sản, vật tư, thiết bị
|
|
|
|
- Tài liệu mời thầu, đấu thầu và phê duyệt kết quả đấu thầu, hồ sơ dự thầu trúng thầu
|
20 năm
|
|
- Hồ sơ dự thầu không trúng thầu
|
05 năm
|
|
71.
|
Hồ sơ mua sắm trực tiếp vật tư, trang thiết bị làm việc
|
10 năm
|
|
|
72.
|
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
|
|
|
|
- Định kỳ theo quy định
|
10 năm
|
|
- Vụ việc nghiêm trọng
|
Vĩnh viễn
|
|
73.
|
Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán
|
05 năm
|
|
|
|
6. Tài liệu đầu tư, xây dựng
|
|
|
74.
|
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về đầu tư, xây dựng
|
20 năm
|
|
|
75.
|
Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu
|
|
|
|
- Được phê duyệt
|
Vĩnh viễn
|
|
- Không được phê duyệt
|
10 năm
|
|
76.
|
Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu
|
Vĩnh viễn
|
|
|
77.
|
Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án, dự án, chương trình mục tiêu
|
Vĩnh viễn
|
|
|
78.
|
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu
|
|
|
|
- Tổng kết
|
Vĩnh viễn
|
|
- Sơ kết
|
10 năm
|
|
79.
|
Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản nhóm A, nhóm B công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa (kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng)
|
|
|
|
- Tài liệu xin chủ trương đầu tư, lập, phê duyệt dự án đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công - nghiệm thu, giải phóng mặt bằng địa điểm xây dựng công trình, phê duyệt kết quả đấu thầu và hợp đồng kinh tế, hoàn công, quyết toán công trình
|
Vĩnh viễn
|
|
- Tài liệu mời thầu, đấu thầu và hồ sơ dự thầu trúng thầu; hồ sơ về bảo hiểm, bảo hành, bảo trì công trình; hồ sơ đăng kiểm chất lượng quốc tế (nếu có); hồ sơ về giám sát, đánh giá dự án đầu tư xây dựng công trình (nếu có)
|
20 năm
|
|
- Hồ sơ dự thầu không trúng thầu
|
05 năm
|
|
80.
|
Hồ sơ công trình nhóm C và sửa chữa lớn (kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng)
|
|
|
|
- Tài liệu xin chủ trương đầu tư, lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công - nghiệm thu, phê duyệt kết quả đấu thầu và hợp đồng kinh tế, hoàn công, quyết toán công trình
|
50 năm
|
|
- Tài liệu mời thầu, đấu thầu và hồ sơ dự thầu trúng thầu
|
10 năm
|
|
- Hồ sơ dự thầu không trúng thầu
|
05 năm
|
|
81.
|
Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ
|
10 năm
|
|
|
82.
|
Công văn trao đổi về công tác đầu tư, xây dựng
|
05 năm
|
|
