Tình huống phát sinh là công ty đang triển khai chương trình số hóa chứng từ, tài liệu. Vậy các chứng từ đề nghị thanh toán của công ty đối với khách hàng có ký số không? Có văn bản nào quy định về vấn đề này?
Liên quan đến trường hợp này, tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:
"Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này..."
Theo đó, nếu đáp ứng điều kiện nêu trên thì dữ liệu được ký sẽ số có giá trị pháp lý như chữ ký thường. Hiện không có quy định nào về việc hạn chế hay cấm việc ký "chứng từ đề nghị thanh toán" bằng chữ ký số nên nếu hai bên trong giao dịch thỏa thuận được với nhau thì có thể sử dụng chữ ký số để ký chứng từ đề nghị thanh toán.
Mặt khác, nếu đơn vị không đáp ứng điều kiện nêu trên thì chữ ký số mà đơn vị sử dụng sẽ không có giá trị, kéo theo chứng từ điện tử đó cũng không thể sử dụng. Hay nếu hau bên không thỏa thuận cụ thể và bên đối tác không chấp nhận phương thức chứng từ điện tử thì việc đơn vị lập chứng từ điện tử có chữ ký số để gửi cho đối tác cũng không phải là tài liệu đề nghị đối tác thực hiện.
