Trong quá trình thực hiện công việc cho công ty thì người lao động (NLĐ) cần một khoản tiền để thực hiện nhiệm vụ. Theo quy định nếu là việc công thì NLĐ có thể thanh toán lại với doanh nghiệp sau khi hoàn thành.
Dù vậy, có nhiều công việc đòi hỏi số tiền lớn mà NLĐ không thể tự chi trả trước được vì thế sẽ thực hiện việc tạm ứng tiền trước. Vậy trường hợp NLĐ tạm ứng tiền lương để thực hiện công việc thì có bị khấu trừ vào tiền lương?
1. Tạm ứng tiền thực hiện công việc là gì?
Hiện nay chưa có văn bản nào quy định giải thích thuật ngữ tạm ứng tiền thực hiện công vụ của doanh nghiệp là gì. Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản đây là việc nhân viên của doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xin ứng trước tiền quỹ công ty để thực hiện nhiệm vụ mà công ty giao cho sau đó hạch toán lại các chi phí đã nhận.
2. Nguyên tắc thực hiện tạm ứng của doanh nghiệp
Căn cứ khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về tài khoản 141 - Tạm ứng của doanh nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc sau:
(1) Lập tài khoản tạm ứng
Doanh nghiệp cần có một tài khoản riêng cho việc sử dụng vào các việc chi tiêu nội bộ của công ty theo đó:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho NLĐ trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
(2) Đối tượng thực hiện tạm ứng
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
Người nhận tạm ứng phải là NLĐ làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
(3) Sử dụng tiền tạm ứng
Theo đó, người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
Lưu ý: Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).
Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
(4) Rà soát tình hình tạm ứng
Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu và nội dung của tài khoản tạm ứng
Việc tạm ứng sẽ được ghi và đúng nội dung tại khoản 2 Điều Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán.
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán.
Như vậy, khi NLĐ thực hiện tạm ứng tiền làm nhiệm vụ cho doanh nghiệp thì sẽ không bị khấu trừ vào tiền lương và sau khi hoàn thành phải lập bảng chi tiêu lại với doanh nghiệp. Trường hợp không sử dụng hoặc sử dụng không hết mà không trả lại thì doanh nghiệp sẽ trừ vào khoản tiền lương của NLĐ.
