Ngày nay, một người lao động (NLĐ) có thể làm ở nhiều công ty khác nhau, khi đó trong một số trường hợp thì NLĐ có thể bị rơi vào tình trạng đóng trùng bảo hiểm xã hội (BHXH) do trùng thời gian tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy đóng trùng BHXH là gì và cách giải quyết khi đóng trùng như thế nào?

Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Đóng trùng BHXH là trường hợp mà NLĐ trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có từ 2 công ty tham gia BHXH dẫn tới khi NLĐ xin hưởng các chế độ BHXH đều không được giải quyết hoặc khi NLĐ nghỉ việc gặp phải khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH.

NLĐ có thời gian đóng trùng BHXHở 2 công ty thì phải đề nghị 1 trong 2 công ty làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng BHXH cho NLĐ theo quy định của pháp luật.

NLĐ đóng trùng BHXH thì cơ quan BHXH phải giải quyết như thế nào?

Căn cứ tiết e điểm 3.3 khoản 3 Điều 43 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) quy định về việc hoàn trả BHXH(BHXH) như sau:

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động (NSDLĐ)), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi NLĐ đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho NLĐ theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Theo đó, nếu NLĐ có thời gian đóng trùng BHXH thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của NSDLĐ) và không bao gồm tiền lãi.

Vì công ty cũ tiếp tục đóng bảo hiểm cho bạn dẫn đến thời gian tham gia BHXH của bạn ở công ty mới bị đóng trùng. Trong trường hợp này bạn cần yêu cầu công ty cũ làm thủ tục giảm trùng thời gian đóng BHXHcho bạn.

Các bước xử lý khi trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội

Nguyên nhân đóng trùng BHXH là do NLĐ khi làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau đều được công ty tham gia đóng BHXH dẫn đến bị trùng thời gian đóng BHXH hoặc NLĐ có từ 2 sổ BHXH trở lên dẫn đến BHXH bị đóng trùng.

Khi đó, cách xử lý trường hợp đóng trùng BHXHsẽ gồm các bước như sau:

(1) Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

Trường hợp NLĐ có thời gian đóng BHXH bị trùng ở cả 2 công ty thì trước tiên cần đề nghị 1 trong 2 công ty đóng trùng BHXH làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho NLĐ.

Bên công ty thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH;

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ & BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).

Bên cạnh đó, căn cứ tại khoản 6 mục I Công văn số 3663/BHXH – THU hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của NLĐ mà NLĐ có thời gian đóng trùng BHXH nêu rõ:

NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).

Như vậy, NLĐ nộp sổ BHXH có thời gian tham gia đóng BHXH bị trùng cho công ty nơi đang làm việc để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH tiến hành thủ tục giảm trùng BHXHvà gộp sổ bảo hiểm. Còn đối với NLĐ làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

(2) Gộp sổ có thời gian tham gia BHXH trùng nhau

Theo quy định, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo Khoản 143, Điều 27 Văn bản hợp nhất 2089/VBHN-BHXH của BHXH Việt Nam quy định thực hiện gộp sổ:

Khi gộp sổ BHXH bị trùng thì sổ có thời gian đóng trùng sẽ được giữ lại theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác,

Trường hợp NLĐ muốn giảm trùng ở sổ này thì NLĐ cần liên hệ cơ quan BHXH tỉnh/thành phố để giảm trùng và chốt lại sổ;

- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

- Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp;

- Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng;

- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

- Sổ bảo hiểm có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN ở mức lương cao hơn.

Trong trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

(3) Hoàn trả tiền BHXH đóng trùng

Căn cứ tại khoản 2.5 điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về việc hoàn trả tiền cho NLĐ trong trường hợp đóng trùng. Cụ thể:

Hoàn trả là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Như vậy, trong trường hợp NLĐ đóng trùng BHXH sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định.