Khi nào văn bản phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ?

Nhiêu người cho rằng tất cả những văn bản quan trọng, mang tính ghi nhận sự việc hoặc xác lập một quan hệ trong cuộc sống hằng ngày thì đều cần phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ mới có giá trị, điều này liệu có chính xác?

Trình bày một văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước

Tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, quy định về thể thức của một văn bản hành chính được quy định ở Điều 8, bao gồm các thành phần chính:

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

Quốc hiệu và Tiêu ngữ là hai yếu tố quan trọng và nằm trên cùng trong danh sách nội dung, đó là lý do niều người vẫn thường tự ý thêm những nội dung này vào các văn bản họ soạn thảo, tuy nhiên điều này có thật sự cần thiết?

Khi nào phải áp dụng thể thức văn bản nêu trên?

Để biết được quy định ở trên dành cho đối tượng nào, cần xem lại Đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, theo đó Điều 2 Nghị định này như sau:

“Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.”

Điều này có nghĩa, chỉ khi gửi văn bản đến cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thì những nội dung trên mới mang tính bắt buộc.

Điều này có nghĩa, những văn bản như hợp đồng mua bán giữa hai bên, đơn cảnh báo trễ hạn từ bên A đến bên B, thậm chí một thông báo cảnh cáo khi bạn vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của một nhãn hàng nổi tiếng nào đó cũng không phải đối tượng điều chỉnh của Nghị định 30, đồng nghĩa với việc Quốc hiệu và Tiêu ngữ dù không có vẫn không ảnh hưởng đến nội dung văn bản.

Trường hợp gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức nhà nước và phải thực hiện theo quy tắc trình bày nhất định, nếu bạn có sai sót trong quá trình trình bày, cơ quan đó sẽ có hướng dẫn hoặc biểu mẫu cụ thể để bạn áp dụng và thi hành theo.

Thực tế, kể cả khi cơ quan nhà nước nào đó văn bản trình bày sai thể thức, không có quy định nào nói rằng văn bản đó sẽ không có hiệu lực thi hành. Điều 154 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 có quy định những trường hợp sẽ làm một văn bản hết hiệu lực, tuy nhiên trong đó không có quy định về việc trình bay sai thể thức.

Nếu một văn bản được ban hành mà có sai sót trong cách trình bày, Khoản 3 Điều 18 Nghị định 30 quy định:

"Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản." 

Như vậy, mong rằng các bạn đã xác định được những loại văn bản nào cần thiết phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ. Các hợp đồng, văn bản mang tính dân sự nếu không có Quốc hiệu, Tiêu ngữ thì cũng không ảnh hưởng đến nội dung văn bản!