Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì khi sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây sẽ bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

- Hóa đơn, chứng từ giả;

- Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

=> Theo quy định trên thì trường hợp ghi hình thức thanh toán không đúng thực tế không thuộc trường hợp hóa đơn không hợp pháp. Tuy nhiên, nếu hóa đơn ghi hình thức thanh toán chuyển khoản nhưng thực tế thanh toán bằng tiền mặt thì được xác định là hóa đơn sai sót, cần thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.