Khoản 1 Điều 20 Nghị định 29/2012/NĐ-CP quy định người trúng tuyển viên chức phải thực hiện chế độ tập sự để làm quen với môi trường công tác, tập làm những công việc của vị trí việc làm được tuyển dụng, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 27 Luật Viên chức.

Khoản 1 Điều 27 Luật Viên chức quy định người trúng tuyển viên chức phải thực hiện chế độ tập sự, trừ trường hợp đã có thời gian từ đủ 12 tháng trở lên thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm được tuyển dụng.

Theo đó, để được miễn chế độ tập sự, người trúng tuyển viên chức phải có nghĩa vụ đưa ra giấy tờ, tài liệu hợp pháp để chứng minh người đó “đã có thời gian từ đủ 12 tháng trở lên thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm được tuyển dụng”. 

Luật BHXH quy định người có thời gian làm việc từ 12 tháng trở lên tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước; cơ quan Đảng; doanh nghiệp; tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Do vậy, việc chứng minh thời gian làm việc, công việc đã làm thông qua hồ sơ BHXH là đơn giản và chính xác nhất.

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư số 15/2012/TT-BNV, ngày 25/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc và đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức thì người trúng tuyển viên chức được miễn thực hiện chế độ tập sự khi có đủ các điều kiện sau:

- Đã có thời gian công tác có đóng BHXH bắt buộc trong ngành, lĩnh vực cần tuyển từ đủ 12 tháng trở lên;

- Trong thời gian công tác có đóng BHXH bắt buộc trong ngành, lĩnh vực cần tuyển từ đủ 12 tháng trở lên, đã làm những công việc chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm được tuyển dụng.

Căn cứ hướng dẫn điều kiện miễn chế độ tập sự nêu trên, người trúng tuyển viên chức chỉ cần nộp giấy tờ là bản sao Sổ BHXH (có chứng thực) cho cơ quan tuyển dụng viên chức. Trên Sổ BHXH có các mục, cột ghi các thông tin liên quan đến nơi làm việc; chuyên môn nghiệp vụ, ngạch bậc lương, hệ số lương; thời gian đóng, mức đóng BHXH. Những thông tin đó do cơ quan BHXH và người đã sử dụng lao động trước đây cùng ký tên, đóng dấu xác nhận trên Sổ BHXH sẽ phản ánh trung thực về người trúng tuyển viên chức đã có hay chưa có “thời gian từ đủ 12 tháng trở lên thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm được tuyển dụng”.

Căn cứ thông tin từ Sổ BHXH (nếu cần thì đối chiếu với hệ thống cơ sở dữ liệu BHXH), cơ quan tuyển dụng viên chức sẽ quyết định áp dụng chế độ tập sự hay miễn chế độ tập sự đối với người được tuyển dụng.

Việc xác định thông tin qua hồ sơ BHXH sẽ đảm bảo xác định đúng đối tượng miễn chế độ tập sự, phòng ngừa hồ sơ gian lận. Đây là thủ tục giản gọn nhất để chứng minh điều kiện được miễn chế độ tập sự cho người được tuyển dụng.