Chữ ký số là một trong những thông điệp dữ liệu hiện nay được nhiều doanh nghiệp, cá nhân sử dụng trong kinh doanh và các giao dịch với cơ quan nhà nước, đặc biệt là vấn đề về thuế.
Chữ ký số có thể bảo mật tốt, thực hiện được từ xa và có tính chuyên nghiệp. Vậy đối với hộ kinh doanh nhỏ, lẻ có bắt buộc phải dùng chữ ký số khi xuất hóa đơn?
1. Chữ ký số được hiểu ra sao?
Cụ thể tại khoản 5, 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP có giải thích ký số và chữ ký số dùng trong lĩnh vực kinh doanh như sau:
Theo đó, "Ký số" là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
Còn "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Có thể hiểu đơn giản chữ ký số được tạo nên từ các thông điệp dữ liệu và thể hiện dưới dạng chương trình trên máy tính, thường được sử dụng trong hợp đồng, chứng từ, hóa đơn của doanh nghiệp.
2. Chữ ký số có giá trị như chữ ký viết?
Cá nhân, tổ chức có thể căn cứ tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP để biết được giá trị pháp lý của chữ ký số trong các giao dịch, thủ tục hành chính theo nội dung sau:
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.
Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
3. Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng chữ ký số?
Mặc dù chữ ký số tiện lợi và có nhiều ưu điểm là thế tuy nhiên đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ để áp dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn thì có thể căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện như sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, tại khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng có quy định tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Do đó, việc sử dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn hay đăng ký doanh nghiệp đều không bắt buộc đối với các doanh nghiệp nói chung và hộ gia đình nói riêng.
4. Ngoài dùng chữ ký số để xuất hóa đơn còn có thể làm gì?
Hiện nay, theo Luật Giao dịch điện tử 2005 chữ ký số có thể giúp cá nhân, tổ chức kinh doanh thực hiện các công việc sau đây:
– Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế 2019 có ghi rõ các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua internet.
Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký tay và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp.
– Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.
– Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.
Như vậy, hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, lẻ thì không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số vào việc xuất hóa đơn bán hàng đối với cơ quan thuế, dù vậy chữ ký số rất hữu ích trong các giao dịch và thủ tục khác. Vì vậy, hộ gia đình có thể lựa chọn linh hoạt giữa các loại chữ ký cho phù hợp.
