Ngày nay, để thuận tiện và tiết kiệm thời gian, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng dấu chữ ký trên các văn bản, tài liệu. Dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp (hay còn gọi là chữ ký tươi) mà dấu chữ ký là bản chụp chữ ký của một người sau đó khắc lại tương tự để đóng bằng các con dấu.

Vậy theo các quy định pháp luật hiện hành, dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?

Pháp luật hiện hành không có văn bản nào đề cập đến quy định về dấu chữ ký, tuy nhiên một số văn bản có đề cập tới các vấn đề này như:

-  Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định:

 “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất“

-  Ngoài ra, tại Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư quy định:

 “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền".

Theo đó, các văn bản, tài liệu được đóng chữ ký dấu lên không được coi là văn bản gốc.

Mặt khác, Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu cũng ghi nhận rõ Nghị định này không điều chỉnh đối với Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký.

Như vậy, dấu chữ ký hiện nay chưa có văn bản giải thích cụ thể và thường được một số doanh nghiệp sử dụng trong nội bộ công ty. Về nguyên tắc, mọi chữ ký đều phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ kým còn chữ ký dấu không được pháp luật công nhận có giá trị trong các giao dịch hoặc trên các tài liệu sử dụng dấu chữ ký.

Do đó, để đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản sử dụng trong các giao dịch kinh tế, quản lý hành chính thì phải đảm bảo chữ ký là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.