Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hàng quý, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ đều phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

Cùng với đó, căn cứ theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC thì riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Doanh nghiệp cũng phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong trường hợp sau:

- Khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu (nộp cùng hồ sơ quyết toán thuế).

- Chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp (nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đi).

Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn, trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.