Xuất phát từ thực tế thì nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức ngày càng nhiều, nhưng không phải ai cũng đến được trụ sở công chứng để thực hiện việc công chứng này. Cho nên pháp luật nước ta cũng quy định những trường hợp công chứng ở ngoài trụ sở và trường hợp công chứng ngoài trụ sở không đúng bị xử phạt hành chính

Căn cứ theo Điều 44 Luật công chứng 2014 nêu rõ, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

“Điều 44. Địa điểm công chứng

1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.”

– Người yêu cầu công chứng là người già yếu và không thể tự mình đi lại được;

– Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

– Người yêu cầu công chứng phải có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, có 3 trường hợp được công chứng ngoài trụ sở, việc công chứng ngoài trụ sở sẽ giúp giảm bớt thời gian đi lại cho công dân, đáp ứng nhu cầu của người yêu cầu công chứng. Theo như quy định của Luật công chứng thì đối với trường hợp các nhân, tổ chức muốn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ: Lý do, địa điểm, thời gian yêu cầu công chứng vào Phiếu yêu cầu công chứng.

Và theo quy định trên thì việc công chứng ngoài trụ sở không đúng với quy định nêu trên sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại tại điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, mức phạt mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Đây cũng là mức phạt dành cho các hành vi vi phạm sau: Công chứng không đúng thời hạn quy định; sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng không đúng quy định; sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng; từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; không dùng tiếng nói hoặc chữ viết là tiếng Việt; vi phạm các quy định về hướng dẫn tập sự như: Hướng dẫn nhiều hơn 02 người tập sự tại cùng một thời điểm, khi không đủ điều kiện theo quy định…; công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp không có phiếu yêu cầu công chứng; trong thành phần hồ sơ có giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung…