Một số thắc mắc được đặt ra khi một người đang công tác tại một đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh và có nhu cầu sao y một số văn bản mà chính đơn vị của họ ban hành. Vậy thì cơ quan của người này có thẩm quyền tự sao y những văn bản đó hay không? Có thể nói cơ quan, tổ chức ban hành có quyền tự sao y văn bản do đơn vị ban hành hay không?

Sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Giá trị pháp lý của bản sao 

Căn cứ tại Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Giấy tờ nào được sao y bản chính?

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Sao y bản chính ở đâu?

Hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

- Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Cơ quan, tổ chức ban hành có được tự ý sao y văn bản hay không?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 2 và Khoản 1 Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thẩm quyền sao y văn bản và đối tượng áp dụng, cụ thể:

- Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Như vậy, cơ quan, tổ chức ban hành có quyền sao y các văn bản do đơn vị ban hành.

Chi tiết việc sao y văn bản được cụ thể tại Mục 3, Chương III và Phần II, Phụ lục 1 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.