Trong quá trình làm việc của người lao động (NLĐ), khi hợp đồng lao động (HĐLĐ) sắp hết hạn thì các doanh nghiệp thường có xu hướng muốn làm phụ lục hợp đồng để gia hạn thay vì ký HĐLĐ mới. Theo một số doanh nghiệp thì việc làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và đơn giản. Tuy nhiên, việc làm này có trái với quy định pháp luật hay không và chế tài đối với hành vi vi phạm này được quy định như thế nào?

HĐLĐ phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:

Căn cứ tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì:

- HĐLĐ không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;

- HĐLĐ xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Theo đó, khi HĐLĐ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 hết hạn mà NLĐ vẫn tiếp tục làm việc thì thực hiện như sau:

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn, hai bên phải ký kết HĐLĐ mới; trong thời gian chưa ký kết HĐLĐ mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết;

- Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn mà hai bên không ký kết HĐLĐ mới thì hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn;

- Trường hợp hai bên ký kết HĐLĐ mới là HĐLĐ xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu NLĐ vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết HĐLĐ không xác định thời hạn.

Theo quy định nêu trên, HĐLĐ có 2 loại là HĐLĐ không xác định thời hạn và HĐLĐ xác định thời hạn không quá 36 tháng.

Trong 2 loại HĐLĐ này, đối với loại HĐLĐ xác định thời hạn không quá 36 tháng thì khi loại HĐLĐ này hết hạn, người sử dụng lao động và NLĐ có thể kí HĐLĐ mới hoặc để HĐLĐ tự chuyển thành loại không xác định thời hạn.

Có được thay đổi thời hạn của HĐLĐ không?

Tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 quy định về phụ lục HĐLĐ như sau:

(1) Phụ lục HĐLĐ là bộ phận của HĐLĐ và có hiệu lực như HĐLĐ.

(2) Phụ lục HĐLĐ quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của HĐLĐ nhưng không được sửa đổi thời hạn của HĐLĐ.

- Trường hợp phụ lục HĐLĐ quy định chi tiết một số điều, khoản của HĐLĐ mà dẫn đến cách hiểu khác với HĐLĐ thì thực hiện theo nội dung của HĐLĐ.

- Trường hợp phụ lục HĐLĐ sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của HĐLĐ thì phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Theo quy định này, phụ lục HĐLĐ là một phần của HĐLĐ. Phụ lục HĐLĐ có thể sửa đổi các điều khoản của HĐLĐ nhưng không được sửa đổi thời hạn của HĐLĐ.

Như vậy, khi HĐLĐ có xác định thời hạn của người sử dụng lao động và NLĐ hết hạn, thì người sử dụng lao động chỉ có thể kí HĐLĐ mới hoặc để hợp đồng tự chuyển thành loại không xác định thời hạn mà không được phép dùng phụ lục để gia hạn thêm thời hạn của HĐLĐ đã ký trước đó.

Xử phạt hành vi sửa đổi thời hạn HĐLĐ bằng phụ lục HĐLĐ

Căn cứ the Điều 12  Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt HĐLĐ cụ thể như sau:

Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: 

Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục HĐLĐ; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của NLĐ khi chấm dứt HĐLĐ; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho NLĐ theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho NLĐ theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho NLĐ theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của NLĐ sau khi chấm dứt HĐLĐ theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ có yêu cầu sau khi chấm dứt HĐLĐ theo một trong các mức sau đây:

- Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 NLĐ;

- Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 NLĐ;

- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 NLĐ;

- Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 NLĐ;

- Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 NLĐ trở lên.

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.