Hình thức xác lập giao dịch

Theo quy định chung, hình thức xác lập các giao dịch dân sự áp dụng theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định như sau:

“Điều 119. Hình thức giao dịch dân sự

1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

2. Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”

Trong hoạt động thương mại mua bán hàng hóa, tại Điều 24 Luật Thương mại số 2005 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

“Điều 24. Hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá

1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.

2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hoá mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”

Theo đó, trong trường hợp thông thường, hợp đồng mua bán có thể được thể hiện bằng văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể chứ không bắt buộc phải bằng văn bản.

Doanh nghiệp có cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán?

Như đã chia sẽ thì quy định về các hình thức giao kết nêu trên không có quy định về bắt buộc phải lập văn bản. Mặt khác, tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về ghi nhận chi phí hợp lý thì chỉ có một số trường hợp đặc thù mới yêu cầu có hợp đồng như:

- Hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng xây dựng khi chi khấu hao tài sản cố định (Khoản 2.2);

- Hợp đồng thuê tài sản khi chi tiền thuê tài sản của cá nhân (Khoản 2.5).

Như vậy có thể kết luận rằng, pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào (bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể). Đối với doanh nghiệp thì chỉ có các trường hợp đặc thù nêu trên là phải có hợp đồng để ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNDN. Còn lại, các điều kiện thông thường chỉ có yêu cầu có hóa đơn, chứng từ và các trường hợp có hóa đơn mua vào với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.