Thực hiện chứng từ kế toán là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động tổng kết tài chính hoặc của tổ chức doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Đặc biệt chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
Khi thực hiện chữ ký trên chứng từ cần phải thực hiện theo đúng thủ tục quy định nếu không sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cá nhân, tổ chức thực hiện chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là gì?
Nhờ có chứng từ kế toán, doanh nghiệp có thể rà soát, kiểm tra và quản lý tài chính của công ty thông qua các chứng từ ghi lại những hoạt động thu, chi. Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015 quy định thuật ngữ Chứng từ kế toán như sau:
Theo đó, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Quy định chung về chữ ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán thông thường phải được thực hiện theo các nguyên tắc tại Điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.
- Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
- Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Lưu ý: Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy. Hiện nay, chứng từ điện tử được khuyến khích sử dụng rộng rãi thay cho chứng từ giấy nhằm dễ dàng lưu trữ, khó làm giả và có tính bảo mật cao.
Ký chứng từ kế toán của doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ lập và ký chứng từ kế toán cần thực hiện theo các nguyên tắc được quy định tại khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Chữ ký chứng từ kế toán là quy định bắt buộc phải có trong chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Qua đó, thể hiện được giá trị của chứng từ trong hoạt động kế toán.
Như vậy, khi thực hiện hoạt động kế toán doanh nghiệp nên lưu ý các quy định về việc lập và ký trên chứng từ kế toán, đặc biệt chứng từ không được ký bằng mực đỏ và chữ ký phải có sự thống nhất. Trường hợp vi phạm doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, đây là nguyên tắc cơ bản của doanh nghiệp.
