TIÊU CHÍ

PHÒNG CÔNG CHỨNG

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Địa vị pháp lý

Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công dưới hình thức công ty hợp danh nhằm thay mặt nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch có con dấu và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Nguyên tắc thành lập

Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:

- Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;

- Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.

(Nghị định 29/2015/NĐ-CP)

Chủ thể thành lập

Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

Chỉ cần 2 công chứng viên hợp danh trở lên là có thể thành lập Văn phòng công chứng.

Quy chế thành lập

- Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình.

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Văn phòng công chứng được hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh. Do đó, Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ đăng ký mới được phép thực hiện hoạt động công chứng. Việc đăng ký được thực hiện tại Sở Tư pháp. Quy trình thành lập và đăng ký hoạt động như sau:

- Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

-  Khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Tên gọi

Bao gồm cụm từ "Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng công chứng được thành lập.

>>>Trước đây, khi Luật Công chứng 2014 chưa có hiệu lực (luật này có hiệu lực từ ngày 1-1-2015) thì: tên gọi của VPCC được quyền đặt tên theo địa hạt nơi đặt trụ sở VPCC hay tên địa danh (chính vì vậy thực tế chúng ta vẫn thấy tên các VPCC như: VPCC Bến Nghé, VPCC Bến Thành, …)

>>>Tuy nhiên, kể từ 1-1-2015: khi thành lập VPCC thì tên gọi phải đảm bảo bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Nhân lực

Công chứng viên làm việc tại Phòng công chứng là công chức, viên chức hưởng chế độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập.

Công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng có thể là công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động.

Lưu ý: VPCC không có thành viên góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật

Trưởng phòng công chứng.

Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức.

Trưởng Văn phòng.

 Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

=> Nếu như Trưởng Phòng công chứng được hình thành theo con đường bổ nhiệm thì Trường phòng Văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa thuận theo quy định của pháp luật liên quan về loại hình công ty hợp danh.

Chuyển đổi, giải thể/chấm dứt hoạt động

-Chuyển đổi: Trong trường hợp không cần thiết duy trì PCC thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi PCC thành VPCC trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

- Giải thể:  Trường hợp không có khả năng chuyển đổi PCC thành VPCC  thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể PCC trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định

- Chuyển đổi: VPCC không được phép chuyển đổi thành PCC.

-Chấm dứt hoạt động: VPCC được tổ chức và hoạt động như một loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, VPCC chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

-  Tự chấm dứt hoạt động;

- Bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật Công chứng 2014;

- Bị hợp nhất, bị sáp nhập:

+ Hợp nhất: Hai hoặc một số VPCC có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể hợp nhất thành một VPCC mới bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.

+ Sáp nhập: Một hoặc một số VPCC có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của VPCC  bị sáp nhập.

Chuyển nhượng

Bản chất là một đơn vị sự nghiệp công lập nên không tồn tại chế định chuyển nhượng PCC.

VPCC mang bản chất là doanh nghiệp làm tổ chức dịch vụ công nên có tồn tại thủ tục chuyển nhượng: Văn phòng công chứng được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện quy định. Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm. Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.

GÓC CẢNH GIÁC

Thời gian gần đây, có một số tổ chức hành nghề công chứng giả xuất hiện dưới danh nghĩa chi nhánh. Chiếu theo quy định hiện hành thì đây là hành vi bị cấm: “Cấm tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.”

Theo đó, chúng ta cần tìm hiểu rõ về tổ chức hành nghề công chứng trước khi có ý định sử dụng dịch vụ tại đó, hết sức cảnh giác trước những tổ chức hành nghề giả mạo tránh ảnh hưởng quyền lợi, rắc rối, phiền hà đến công việc, giao dịch của mình.