Hiện nay, khái niệm về bản sao, bản chính được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

- “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Trong đó, “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, bản sao từ bản chính có thể do bất cứ cá nhân hoặc tổ chức nào đó thực hiện bằng việc sao chụp, đánh máy,…. miễn đảm bảo có nội dung vẫn đầy đủ, chính xác như thông tin gốc trong bản chính hoặc sổ gốc lưu thông tin.

Tuy nhiên, không phải bất cứ bản sao nào cũng được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ những loại bản sao sau đây mới có chức năng đó:

- Thứ nhất:  Bản sao được cấp từ sổ gốc

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Thứ hai: Bản sao được chứng thực từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong thực tế, đa phần khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính thì bạn phải cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao đã được chứng thực từ bản chính chứ không phải bản photo, bản chụp.